کارگزار حمل و نقل بین‌المللی : راهنمای کامل از تمام مسائلی که باید در مورد کارگزار خود بدانید.

کارگزار حمل و نقل بین‌المللی خوب به راحتی پیدا نمی‌شود. به خصوص زمانی که بدانید کارگزار خوب برای موفقیت تجارت شما بسیار نقش حیاتی دارد. ممکن است شما به دنبال اطلاعاتی در مورد انتخاب کارگزار خود باشید یا دوست داشته باشید که بدانید کارگزار حمل و نقل بین‌المللی دقیقا چه کاری را انجام می‌دهد. کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس یک مطلب کامل از آشنایی اولیه تا انتخاب صحیح کارگزار را برای شما آماده کرده‌اند که در ادامه به بررسی آن خواهیم پرداخت.

تعریف کارگزار حمل و نقل

کارگزار حمل و نقل بین‌المللی در واقع سرویسی است که بیشتر صاحبان کالا از آن برای جابجایی بار خود استفاده می‌کنند. در واقع کارگزار حمل و نقل متخصصی است که درک کاملی از فرآیند حمل از مبدا تا مقصد دارد.

کارگزار حمل و نقل بین‌المللی در اشکال و اندازه‌های مختلفی مشاهده می‌شوند. بیشتر کارگزاران کوچک در اصل حمل و نقل‌ کامیونی هستند که فعالیت بین‌المللی خاصی ندارند. برخی از آن‌ها اختصاصی به حمل هوایی یا حمل دریایی بین‌المللی می‌پردازند. کارگزاران کوچک به طور معمول فعالیت‌های محدودی با چند کشور محبوب دارند. در این کشورها با کارگزارهای محلی کار می‌کنند. به طور خلاصه کارگزار بزرگ کارگزاری بین‌المللی شناخته می‌شود.

کارگزار حمل و نقل چه کاری انجام می‌دهد؟

لیست کوتاهی از خدمات کارگزاران حمل و نقل در رابطه با محموله:

• آماده کردن کلیه اسناد حمل و نقل
• انجام دادن فرآیند رزرو
• پرداخت‌های لازم هر بخش از محموله که مسئولیت آن بر عهده آن‌هاست.

• آن‌ها به نمایندگی از شما با سایر طرفین درگیر حمل و نقل، باربری‌های هوایی یا هرگونه حمل و نقل بار دیگری و شرکت‌های حمل‌کننده کامیونی ارتباط برقرار می‌کند.

• بیشتر کارگزاران خدمات گمرکی را ارائه می‌دهند. یعنی در واقع به عنوان عامل ترخیص کالا و همچنین ممکن است به عنوان نماینده شما برای صحبت با نمایندگان گمرک عمل کند.
• در صورت بروز هر گونه مشکلی کارگزار حمل و نقل بین‌المللی وارد عمل شده و پس از عیب‌یابی برای رفع آن اقدام می‌کند.

خدماتی که به شما ارائه می‌دهند عبارتند از:

• زمانی که برای اولین بار از طریق کارگزار حمل و نقل بین‌المللی اقدام به رزرو حمل بار می‌کنید آن‌ها تمام چیزهایی که شما نیاز است بدانید را توضیح می‌دهند. برای مثال اسناد اصلی و چگونگی فرآیند حمل محموله را که کاملا در آن استاد هستند و همچنین هر اطلاعاتی که نیاز دارید را با شما در میان می‌گذارند.
• در صورت لزوم در مورد گزینه‌های پیش‌رو بحث می‌کنند و توصیه‌های خود را بیان می‌کنند.
• با پیشرفت حمل بار، کارگزار حمل و نقل باید شما را آگاه سازد. به خصوص اگر هر نقطه از حمل و نقل محموله در معرض خطر قابل توجه‌ای باشد.

آیا من به یک کارگزار حمل و نقل نیاز دارم؟

برای درک بهتر این مساله می‌توان میزان دسترسی شما با یا بدون کارگزار حمل و نقل را بررسی کرد.

حمل و نقل بدون کارگزار

این روزها تعداد بسیار کمتری نسبت به گذشته از آژانس‌های مسافرتی استفاده می‌کنند. بنابراین چرا شما بیخیال واسطه نمی‌شوید و خودتان ترتیب کارها را نمی‌دهید؟ یا تنها با کمک یک کارگزار گمرک کار را جلو نمی‌برید؟

اینجاست که این قیاس به مشکل‌ می‌خورد. در واقع حمل و نقل بین‌المللی به سادگی مسافرت و رزرو بلیت از طریق اینترنت نیست.

حتی اگر انجام این کار بدون کارگزار امکان‌پذیر بود یک کار کاملا خطرناک برای فردی غیر متخصص به شمار می‌آید. ممکن است حین جابجایی محموله مشکلات بسیاری پیش بیاد. شما نیاز است که همه چیز را با بیمه حمل و نقل پوشش دهید.

کارگزار تامین‌کننده تمام کارهای جابجایی را انجام دهد.

فراموش نکنید شاید تامین‌کننده شما در زمینه تولید و تجارت کالا بسیار باتجربه و حرفه‌ای باشد اما نمی‌توان به آن‌ها به چشم متخصص حمل و نقل نگاه کرد.

اگر آن‌ها با یک کارگزار حمل و نقل محلی توافق کنند که حمل و نقل بین‌المللی را مدیریت کند بعید است که معامله‌ بهتر از آن باشد که شما خودتان می‌توانید ترتیب دهید. به این دقت کنید که ممکن است در این بخش برای جبران هزینه‌های تولید از این مساله استفاده کنند.

در صورت وجود هزینه‌های اضافی انگیزه بسیار کمی برای تامین نرخ مناسب دارند. این بدان معناست که احتمالا شما مجبور شوید مبلغی بیش از حد استاندارد هزینه کنید.

در صورتی که خدماتی برای بسته‌بندی ارائه دهند به احتمال زیاد قیمت را افزایش می‌دهند.

این یک تله قدیمی است که در بیشتر موارد واردکننده‌های تازه وارد و کم تجربه در دام آن برای مدت زیادی می‌افتند. بسیاری از تامین‌کننده‌ها به خصوص در چین پیشنهاد می‌دهند که ترتیب کارهای حمل و نقل محموله را تا بندر مقصد می‌دهند. اگر شما تنها هزینه‌های حمل و نقل کامیونی را در نظر بگیرید پیشنهاد خوبی به نظر می‌رسد. اما فراموش نکنید که هزینه‌های دیگری هم هست که به شما گفته نشده است.

کارگزار تامین‌کننده حمل و نقل را تا مقصد بر عهده می‌گیرد.

در این مورد حمل و نقل بیشتر تحت اینکوترمز خانواده C به خصوص CIF انجام می‌شود. این اینکوترمز  نقص‌های متعددی برای واردکننده دارد از جمله معمول‌ترین آن‌ها که می‌توان به پرداخت بیش از حد استاندارد و باد کرده هزینه‌ها اشاره کرد.

حمل و نقل با کارگزار از هر کارخانه‌ای تا بندر مقصد.

با توجه به سه سناریو که پیش‌تر بیان شد بهتر است که کارهای حمل و نقل خود را به یک کارگزار بسپارید. به او اجازه دهید که این فرآیند را مدیریت کند. شما در زندگی یک شریک دارید. در تجارت کارگزار حمل و نقل شریک شماست.

درخواست مظنه

کالاهای شما آماده ارسال هستند؟ زمان دریافت یک مظنه حمل است.

برای اطمینان از اینکه به تمام گزینه‌ها به خوبی نگاه کردید از لیست زیر پیروی کنید.

بسته به کارگزار حمل و نقل به آن‌ها ایمیل یا تلفن بزنید. ممکن است که آن‌ها یادشان نباشد که تمام اطلاعات را از شما بخواهند. این امر ممکن است سرعت گرفتن مظنه را کند کند. از طریق مواردی که در جدول زیر به آنها اشاره شده است به آن‌ها فشار آورید:

اطلاعات تماس

مطمئن شوید که در صورت تحویل درب تا درب تمام اطلاعات آدرس خود را از جمله کدپستی و آدرس کامل مقصد را برای برداشتن محموله خود داشته باشید. کدپستی در بیشتر مواقع کافی است اما اطلاعات هر چقدر بیشتر باشد بهتر است. شما ممکن است نیاز شود که نام بندر مبدا را هم ارائه دهید. تمام فرودگاه‌ها و بنادر کد بین‌المللی خاص خود را دارند که اغلب کارگزارها آن را می‌خواهند.

اگر شخصی به غیر از شما قرار است محموله را دریافت کند اطلاعات تماس او را هم آماده کنید.

وزن و اندازه را در اختیار کارگزار بگذارید

وزن کلی محموله را ارائه دهید. تامین‌کننده‌ها و کارگزار بیشتر وزن را به کیلوگرم از شما می‌خواهد. اگر بسته‌بندی شما شامل جعبه، پالت و… است باید تعداد هر یک از آن‌ها را جداگانه مشخص کنید.

شما باید حجم کل را هم که CBM به آن گفته می‌شود را هم ارائه دهید. از ماشین‌حساب‌های مخصوص آنلاین استفاده کنید. در صورت رند نبودن عدد احتمالا مجبور باشید که آن را گرد کنید.

توضیحات محصول

حمل و نقل بین‌المللی با کدهای HS (یک لیست جهانی از انواع مختلف محصول) کار می‌کند. نام و کد رسمی محصول باید روی فاکتور تجاری درج شده باشد اما بهتر است خودتان از طریق کد HS آن را بررسی کنید. این بررسی برای جلوگیری از بروز مشکلات است. زیرا یک خطای اصلاح نشده می‌تواند منجر به تاخیر در ترخیص کالا از گمرک شود.

راه‌حل‌های کارگزاران حمل و نقل

شاید شما همه چیز را در مورد کسب و کار خود بدانید. بهترین ابزارها و حتی جدیدترین رفتارهای مصرفی مشتری‌های خود را هم بشناسید. اما قطعا در مقابل حمل و نقل چشم‌های شما بسته می‌شوند. اتفاقات زیادی در این زمینه در جریان است. شما به یک متحد قابل اعتماد در صنعت حمل و نقل نیاز دارید. نماینده‌ای که از طرف شما کار کند.

بیش از صد هزار کارگزار حمل و نقل در دنیا مشغول فعالیت است. به نظر می‌رسد که همه چیز برای انتخاب مشخص است. اما در مورد این صنعت این مساله اغلب صادق نیست زیرا همه چیز غیر شفاف است. در واقع اطلاعات بسیار کم و نا واضحی از قیمت و سطح خدمات در اختیار مشتری‌ها است.

نحوه انتخاب کارگزاری خوب:

• ابتدا در نظر بگیرید که آیا محموله شما الزامات خاصی دارد یا خیر.
• سپس مشخص کنید چه میزان قرار است وزن را محدود کنید؟
• چه مواردی را در مورد قیمت باید در نظر بگیرید؟
• اگر خدمات از قیمت برای شما مهم‌تر هستند چه چیزی را باید در نظر گرفت؟
• و در آخر به سراغ گوگل بروید و با توجه به نیازها و اولویت‌های خودتان که در بالا بیان شد کارگزار خود را پیدا کنید.

آیا محموله شما به پشتیبانی تخصصی نیاز دارد؟

بسیاری از فرآورده‌ها و کالاها مانند وسایل نقلیه، کالاهای خانگی و گندم وجود دارند که کارگزار حمل و نقل در مورد آن‌ها حاضر به معامله نیست.

هر کارگزاری حاضر به قبول محموله بیش از حد بزرگ نیست. بنابراین اگر می‌خواهید یک واگن مترو را کامل جابجا کنید بهتر است که به سراغ یک کارگزار بزرگ یا تخصصی بروید.

در مورد محموله‌های پرخطر هم کارگزاران کوچک هیچ کمکی به شما نخواهند کرد. فریب نام آن‌ها را نخورید زیرا برخی از محصولات به ظاهر بی‌خطر مانند اسباب‌بازی با باتری هم محصول پر خطر است.

نکته بسیار مهم دیگری که باید در نظر بگیرید پوشش کامل جغرافیایی است. تمام کارگزاران به تمام نقاط جهان محموله را ارسال نمی‌کنند. کارگزارهای کوچک اغلب با یک شبکه محدود و از طریق شرکت‌های کارگزار محلی در کشورها کار می‌کنند. آن‌ها موظف هستند رایج‌ترین شرکای تجاری شما را پوشش دهند. اما اگر قرار است از چین محصولی وارد کنید توصیه می‌کنیم قبل از هر چیزی این مساله را واضح و روشن بیان کنید.

ملاحضات مربوط به همکاری با کارگزار بین‌المللی حمل و نقل

کار با کارگزار حمل و نقلی اسم و رسم دار مزایای بسیاری دارد. آن‌ها دارای قدرت بسیار زیادی هستند تا قیمت بسیار عالی و همچنین بهترین شرایط حمل هوایی و حمل دریایی را تضمین کنند. اما محبوب بودن به معنای این است که کارگزارهای بزرگ‌تر باید انتخاب کنند. مشتریان بزرگ آن‌ها تجارت بیشتری را به همراه خود می‌آورند که طبیعی است در دوره‌های شلوغ این مساله برای مشتریان کوچک‌تر گران تمام شود. طبق نظرسنجی که اخیرا منتشر شده است تنها ۳۵ درصد کارگزارهای بزرگ به درخواست‌های شرکت‌های کوچک پاسخ دادند.

بهتر است که با این مساله همین حالا روبرو شوید. شما به کارگزاری نیاز دارید که در مواقع نیاز و ضروری کنار شما باشد.

البته بدیهی است که با وجود ارائه خدمات سریع کارگزاران کوچک به مشتریان کوچک خود از نظر قیمت توانایی کارگزار بزرگ را نداشته باشند. اگر استراتژی شما رسیدن به قیمت بسیار پایین است بهتر است که به این نکته دقت کنید.

آیا قیمت برای شما مهم است؟

اکثر کارگزاران حمل و نقل مدعی هستند که خدمات بهتری ارائه می‌کنند. اما خود آن‌ها هم اطلاع دارند که برای به دست آوردن مشتری باید قیمت را پایین آورد.

با این حال تصمیم‌گیری تنها با توجه به قیمت می‌تواند فریب ‌دهنده باشد. برای مثال، برخی از کارگزارهای حمل و نقل در اولین سفارش خود تخفیف می‌دهند اما در حمل و نقل‌های بعدی آن را جبران می‌کنند. همچنین برخی از آن‌ها هزینه‌هایی را از شما پنهان می‌کنند تا مظنه آن‌ها نسبت به رقبای صادق‌ترشان جذاب‌تر به نظر برسد.

البته کارگزارانی هم هستند که بر روی قیمت مانور می‌دهند. اما این تقریبا به معنای کاهش خدمات است. به خدماتی که آن‌ها ارائه می‌دهند بستگی دارد. برای مثال بعضی از آن‌ها تنها با یک خط کشتیرانی یا تنها از طریق حمل هوایی کار می‌کنند. ممکن است هم این مساله تاثیر بر کسب و کار شما نداشته باشد.

اما توجه داشته باشید که برخی از کارگزاران سطح کلی خدمات را پایین می‌آورند. ممکن است مشکلات بسیاری پیش بیاید یا همه چیز طبق برنامه پیش نرود. این قیمت ارزان ممکن است برای شما دردسرساز شود. اگر مظنه بسیار پایینی نسبت به بقیه دریافت کردید بهتر است کمی جستجو کنید که چه چیزی باعث شده است که آن‌ها بتوانند به این میزان قابل توجه نسبت به رقبا قیمت را کاهش دهند.

آیا خدمات کارگزار حمل و نقل برای شما مهم‌تر است؟

اگر محموله شما بسیار با ارزش است بهتر است که به فکر توسعه کسب و کار خود باشید. شما به یک کارگزار معتبر نیاز دارید که بتوانید رسیدگی کالاهای ارزشمند خود را به او بسپارید.

داستان‌هایی که درباره تعداد بسیاری از کانتینرهای گمشده در دریا شنیده‌اید چیزی به غیر از افسانه‌ نیست. در سال تنها درصد بسیار کمی از آن‌ها گم می‌شوند. دزدیده شدن، آسیب دیدن و تاخیر بسیار بسیار از گم شدن کانتینر رایج‌تر هستند. اگر این اتفاق اغلب برای محموله‌های شما رخ می‌دهد توصیه می‌کنیم هر چه سریع‌تر کارگزار خود را تغییر دهید.

خدمات تنها در مورد وسعت کار نیست بلکه مربوط به کیفیت نیز هست. ارسال محموله هماهنگی زیادی را می‌طلبد. فرودگاه‌ها، شرکت‌های حمل‌کننده و به خصوص گمرک‌ها که از کوچکترین خطایی چشم‌پوشی نمی‌کنند. در صورت کار با کارگزار کم ‌تجربه باید منتظر هزینه‌هایی مانند تاخیر و هزینه‌های اضافی غیر ضروری باشید.

به عنوان ارائه دهنده خدمات پشتیبانی کارگزار حمل و نقل موظف است هر لحظه با شما شفاف در ارتباط باشد. اگر یک هفته منتظر ماندید که مظنه حمل را قبل از ارسال اعلام کند نشانه خوبی است که می‌توانید انتظار ارسال گزارش‌های به روز را از او داشته باشید. یک کارگزار حمل و نقل قابل اعتماد شرایط را هر لحظه خیلی سریع برای شما ارسال می‌کند. همچنین در صورت بروز مشکل سریعا در کمترین زمان به شما اطلاع می‌دهد و برای رفع آن تلاش می‌کند. برای مثال یک گیر کوچکی در گمرک یا انبار پیش بیاید. اگر کارگزار شما هیچ کاری در راستای رفع مشکل نکرد بهتر است که به دنبال یک کارگزار جدید باشید.

ارتباطات خوب هم به اندازه هزینه حمل و نقل مهم است. مظنه حمل و نقل نیاز به رمزگشایی ندارد. کارگزار حمل و نقل قابل اعتماد نباید هزینه‌ای را از شما مخفی کند یا خارج از توافق عمل کند.

توصیه کارشناسان گروه تجاری ققنوس:

یک همکاری عالی زمانی شکل می‌گیرد که هر کدام از طرفین در مورد نیاز دیگری بدانند. به محض انتخاب کارگزار با آن‌ها قراری بگذارید که در مورد انتظارات دو طرف صحبت و بحث کنید. کارگزار حمل و نقل شما برای اسناد حمل و نقل به شما خیلی فوری نیاز دارد. شما احتمالا در مورد روند کار، اسناد کلیدی مورد نیاز و نحوه به روز شدن محموله سوال‌ها و نگرانی‌های زیادی دارید. شما حتی باید در مورد نقطه‌ای که دوست دارید در مورد مشکلات پیش آمده آگاه شوید هم  توافق کنید.

کارگزار حمل و نقل دیجیتال هم یک نژاد جدیدی از کارگزاری‌ها محسوب می‌شود که ارزش توجه دارد. آن‌ها با ارائه خدمات بهتر در حال حاضر گزینه مناسبی برای کسب و کارهای کوچک می‌باشند. خودکار و دیجیتال بودن آن‌ها این امکان را فراهم می‌کند که خطاها کاهش یابد و فرآیندها به سرعت انجام شود. تعداد کمی از آن‌ها وجود دارد و هنوز هم در حال توسعه هستند. از نظر پوشش جغرافیایی آن‌ها باید خود را تقویت کنند.

آیا می‌توانید کارگزار حمل و نقل با قیمت خوب و کیفیت خدمات زیاد پیدا کنید؟

تا امروز عمدتا کارگزارهای حمل و نقل به صورت آفلاین کار کرده‌اند.

دریافت مظنه قیمت معمولا چند روزی طول می‌کشد. شما قرار نیست لیستی از نرخ‌های مختلف را دریافت کنید تنها یک مظنه قیمت به شما اعلام می‌شود. این بسیار مشکل خواهد شد که بفهمید کارگزار شما تا چه حد در ارائه خدمات جدی و رقابتی است. اغلب تنها راه برای پیدا کردن جواب این سوال تجربه شخصی است زیرا هیچ منبع خاصی برای بررسی این موضوع وجود ندارد. شفافیت زیادی در مورد قیمت وجود ندارد.

البته این مساله در حال تغییر است. کارگزارهای آنلاین در حال حاضر مظنه قیمت را در یک طیف گسترده ارائه می‌دهند. همچنین امکان مقایسه قیمت و خدمات را هم در اختیار شما می‌گذارند. شما می‌توانید کارگزارها را بر اساس قیمت، زمان جابجایی یا رتبه خدمات دسته‌بندی کنید.

ابتدا در نظر بگیرید که آیا به چیزی غیر معمولی نیاز دارید یا خیر. بعد از آن به این نکته دقت کنید که کسب و کار شما چقدر برای کارگزار مهم است. و مرحله بعد بستگی زیادی به شما دارد که قیمت برای شما مهم است یا خدمات؟ در آخر شما می‌توانید بین گزینه‌ها یکی را انتخاب کنید.

شما می‌توانید در مورد نحوه انتخاب کارگزار حمل و نقل متناسب با محموله و بودجه خود با کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس صحبت کنید. به یاد داشته باشید قبل از هر انتخاب یا ارسالی بهتر است که از همه چیز با خبر شوید.