قبل از انجام واردات برخی کالاهای خاص و اختصاص ارز برای آنها و نیز قبل از این که یکی از انواع روش‌های پرداخت در تجارت بین الملل را انتخاب کنید، کالا باید از نظر ارزش پروفرما و اصالت فروشنده یا تولیدکننده کالا بررسی شود. بررسی ارزش پروفرما قبل از تخصیص ارز برای واردات کالا، توسط بانک ارائه دهنده اعتبارات از یک شرکت بازرسی درخواست می‌شود. همچنین بر اساس قوانین بانکی، اگر قصد واردات تجهیزات پروژه‌های بزرگ صنعتی و خطوط تولیدی را دارید، باید قبل از آغاز کار و اختصاص ارز، تایید پروفرما به لحاظ ارزش انجام شود.
شرکت‌های بازرسی، خدمات بررسی ارزش پروفرما یا همان تایید ارزش پروفرما را برای واردکنندگان و شرکت‌های بازرگانی اراه می‌دهند. با گروه تجاری ققنوس در این مطلب همراه باشید تا با نحوه انجام بررسی ارزش سند پروفرما آشنا شوید.
چگونگی انجام بررسی ارزش پروفرما
برای بررسی ارزش سند پروفرما، شرکت خریدار (داخلی) هنگام خرید کالا از شرکت فروشنده (خارجی) درخواست پروفرما می‌کند. شرکت فروشنده هم یک پروفرما جهت فروش کالا تهیه می‌کند. سپس شرکت خریدار با تایید آن و انجام ثبت سفارس، جهت دریافت اعتبار اسنادی به بانک گشایش‌دهنده اعتبار درخواست تخصیص ارز می‌کند. بانک بعد از بررسی ارزش پروفرما تعلق ارز برای خریدار، باید از درستی ارزش پروفرما و مطابقت ارز تخصیصی مطمئن شود.
در این هنگام شرکت خریدار برای دریافت تایید پروفرما و تطابق کالا یا خدمات با پروفرما و مقدار ارز درخواستی، از یک شرکت بازرسی درخواست بازرسی و بررسی پروفرما را می‌کند. اگر ارزش پروفرما از طرف شرکت بازرسی و بانک گشایش‌کننده تایید شود، ارز مورد درخواست شرکت خریدار پرداخت می‌شود.
بسیار مهم است که ذینفع اعتبارات اسنادی احراز هویت شود. از این رو شعب و واحدهای ارزی بانک‌ها باید از افتتاح اعتبار به نفع فروشندگانی که تنها آدرس صندوق پستی خود را (P.O.BOX) در پروفرما درج می‌کنند، خودداری کنند. بانک‌ها باید جهت افتتاح اعتبارات با مبالغ زیاد به نفع فروشندگان تازه‌کار، ابتدا از وضعیت مالی آنان اطلاع کسب کنند و از خدمات شرکت‌های بازرسی برای بررسی ارزش پروفرما و اخذ گواهی بازرسی جهت صدور اعتبارات اسنادی استفاده کنند.
پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟
معمولا قبل از اینکه یک معامله به سرانجام برسد، شرکت‌ها در مورد شرایط معامله از جمله قیمت فروش، تخفیفات و تاریخ تحویل مذاکراتی با هم دارند. با پایان این مذاکره، اولین گام در تجارت و معامله این است که یک برگ پیش نویس اولیه از فاکتور خرید از سوی فروشنده برای خریدار ارسال می‌شود که محصولات توافق شده برای تحویل را نشان می‌دهد. همچنین این سند به عنوان یک قرارداد آزمایشی تلقی می‌شود که به آن پیش فاکتور یا پروفرما می‌گوییم.
پس به عبارتی پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که هنگام معامله توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌گردد. جهت تایید پروفرما، این سند باید اطلاعاتی چون نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع کالا، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد و قیمت کل کالا، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار سند پروفرما، مبدا خرید کالا و … را داراست.
موارد استفاده پروفرما عبارتند از: بعد از بررسی ارزش پروفرما، خریدار باید برای تخصیص ارز خارجی یا اخذ مجوز واردات کالا، این پروفرما را به مقامات دولت خود ارائه نماید. همچنین افراد به کمک پروفرما از حدود تقریبی قیمت‌ها آگاهی می‌یابند و در صورت توافق بر سر قیمت و تایید پروفرما، قرارداد بین فروشنده و خریدار بسته می‌شود. از پروفرما جهت عقد قراردادهای صادراتی در مزایدات هم می‌توان استفاده کرد.
تایید ارزش پروفرما از طریق شرکت‌های بازرسی
در امور تجارت بین المللی انجام بررسی ارزش سند پروفرما، برای استفاده از تخصیص ارز ضروری است. بازرگانان و شرکت‌های بازرگانی، جهت سرعت بخشیدن به امور بازرگانی‌شان بهتر است یک شرکت بازرسی مورد اطمینان را انتخاب کنند. زیرا بررسی ارزش پروفرما توسط شرکت‌های بازرسی انجام می‌گیرد که مورد تایید سازمان استاندارد باشد. شرکت بازرسی با دریافت مدارک لازم از شرکت خریدار، ارزش پروفرما را بررسی و آن را با کالاهای مورد درخواست در پروفرما تطبیق می‌دهد. سپس تایید پروفرما را به بانک گشایش دهنده اعتبار، اعلام می‌نماید؛ تا در نهایت تخصیص ارز به خریدار تعلق گیرد.
اطلاعاتی چون نام تولیدکننده، کشور مبدا، مشخصات کامل محصول و نوع بسته‌بندی باید خیلی واضح در پروفرما بیاید و نباید با تعابیر مبهم و کلی درج شود. مثلا عبارت «بسته‌بندی مناسب حمل دریایی» تعبیری کلی از نوع بسته‌بندی است و نباید در پروفرما ذکر شود. اصلاح این موارد وظیفه شرکت بازرسی در حین بررسی پروفرماست.
احتمال گران‌نمایی کالا نیز در پروفرما هست؛ در صدور اعتبارات اسنادی، بانک مالکیت کالا را دارد و در شرایطی که به ترخیص و فروش کالا مجبور شود مبلغی کمتر از آنچه پرداخته، دریافت خواهد نمود که به ضررش است. با بررسی ارزش پروفرما توسط شرکت بازرسی ریسک بانک کمتر می‌شود. تبانی خریدار و فروشنده برای کسب سود بیشتر هم باعث از دست رفتن منافع بانک می‌گردد؛ یعنی متقاضی اعتبار اسنادی از بانک، درصد کمی از وجه را به بانک گشاینده می‌پردازد و بانک در برابر ارائه اسناد، طبق شرایط اعتبار توسط ذینفع، باید تمام وجه اسناد را بپردازد.
بدون تایید پروفرما، شاید خریدار مبلغ باقی‌مانده را نپردازد یا کالا وجود خارجی یا کیفیت و ارزش اظهاری در پروفرما را نداشت. جهت پیشگیری از این مشکل، بانک با کمک شرکت بازرسی کالا که بازوی مورد تایید سازمان ملی استاندارد ایران است، باید خریدار و ذینفع را از طرق مختلف شناسایی کند.
اطلاعات مندرج در پروفرما
در تجارت بین‌المللی قانون کلی جهت تایید پروفرما از لحاظ اطلاعاتی که باید در آن درج شود وجود ندارد، ولی به عنوان یک قاعده پذیرفته شده، اکثر پروفرماهای صادره شامل اطلاعات زیر هستند:
اطلاعات فروشنده
در این بخش تمام اطلاعات فروشنده با جزئیات کامل نوشته می‌شود؛ مانند نام شرکت، آدرس صورتحساب و آدرس حمل و نقل. این اطلاعات در بررسی ارزش پروفرما جهت صدور گواهی بازرسی لازم است و باید تا حد امکان دقیق و صحیح وارد شود.
اطلاعات خریدار
با تایید پروفرما، اطلاعات خریدار (نام، آدرس شرکت، شماره حساب) نیز مانند اطلاعات فروشنده، عیناً در گواهی بازرسی کالا استفاده می‌شود. ملاک شرکت بازرسی جهت تعیین آدرس خریدار نیز همین آدرس درج شده در پروفرما خواهد بود.
جزئیات حمل
کلیه اطلاعات راجع به حمل کالاهای درون پروفرما (نوع حمل، محل بارگیری و محل تخلیه و …) در این قسمت درج می‌شود. در بررسی ارزش پروفرما این اطلاعات باید دقیق باشند.
شماره و تاریخ و نحوه تسویه
شماره پروفرما، تاریخ تنظیم و اطلاعاتی چون زمان تحویل و نحوه تسویه طبق زمان تحویل باید ذکر گردد که دقیقا در گواهی بازرسی برای تایید پروفرما لازم است.
اطلاعات کالا
اطلاعات کالای مورد معامله (شرح کالا، واحد شمارش آن، وزن، قیمت و …) درج می‌شود.
اطلاعات بانک
جزئیات حساب بانک فروشنده جهت پرداخت‌‌های خریدار در پروفرما درج می‌گردد.
مهر و امضا مجاز
فروشنده باید این قسمت را مهر و امضا کند و تاریخ مهر و امضا و محل آن هم درج شود تا در بررسی ارزش پروفرما مشکلی پیش نیاید.
هدف از صدور پروفرما یا پیش فاکتور
صدور پروفرما در تجارت بین‌المللی با اهداف زیر انجام می‌شود:
- روشن شدن انتظارات خریدار از تامین‌کننده برای دعوت به مذاکره و تایید پروفرما
- نشان‌دهنده تمایل تامین کننده جهت ارائه کالاها یا خدمات با قیمت توافقی و در تاریخ معین
- جهت تصدیق خریدار و قصد پرداخت او
- به عنوان پیشنهادی برای پروتکل‌های تایید خرید داخلی که برای خریدار صادر می‌شود.
- جهت صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های پردازش در بررسی ارزش پروفرما
- خریدار کالا جهت تخصیص ارز خارجی یا دریافت مجوز واردات کالا، حتما باید پروفرما را به مقامات دولتی کشورش ارائه دهد.
- آگاهی از حدود قیمت‌ها توسط افراد تا در صورت توافق در قیمت، بین فروشنده و خریدار قرارداد فروش منعقد گردد.
- استفاده از پروفرما برای بستن قراردادهای صادراتی در مزایدات
با وجودی اینکه پروفرما یک توافق نامه قانونی نیست و تنها یک پیش نویس می‌باشد، ولی به دلیل مزایایی که برای تایید پروفرما ذکر کردیم در معاملات بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
جهت تهیه پروفرما به چه اطلاعاتی نیاز است؟
برای تهیه پروفرما، اطلاعاتی تحت عنوان LETTER OF INQUIRY از فروشنده درخواست می‌شود که به قرار زیر است و هنگام بررسی ارزش پروفرما کاربرد دارند:
- قیمت واحد و کل هر کالا
- مبدا خرید کالا
- حمل و نقل shipment
- مدت زمان اعتبار پروفرماperiod of validity
- زمان تحویل کالا date of delivery
- روش حمل shipping specification
- بازرسی کالا و تطبیق آن با پروفرما جهت تایید پروفرما test inspection
- شرایط پرداخت terms of payment
تفاوت پروفرما یا پیش فاکتور با فاکتور فروش
در فاکتور فروش مجموعه‌ای از موارد از پیش تعیین شده گنجانده می‌شود، اما در پروفرما یا پیش فاکتور هر چیزی که در زمان تنظیم آن به کالا و معامله مرتبط است را می‌توان درج کرد. از لحاظ شکل ظاهری نیز، تنها تفاوت پروفرما (Proforma invoice) با فاکتور فروش (Commercial invoice) در این است که درج شماره فاکتور در فاکتور فروش اجباری می‌باشد. اما در پروفرما یا پیش فاکتور از درج شماره فاکتور اجتناب می‌گردد و معمولاً موارد زیر جهت بررسی ارزش پروفرما در آن درج می‌شود.
- عنوان سند پروفرما، تخفیفات، مالیات، هزینه تخلیه کالا، شماره تعرفه گمرکی کالا
- مبلغ پروفرما با تعیین نوع ارز به دنبال تایید پروفرما، تفکیک قیمت خالص کالا، قیمت بسته‌بندی، ابعاد و قیمت حمل کالا
- نحوه خرید طبق نوع اینکوترمز (EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF)
- مبدا و مقصد نهایی کالا با ذکر کشور، شهر و بندر
- وسیله حمل کالا و بیان انتقال کالا از وسیله‌ای به وسیله دیگر TRANSHIPMENT
- نحوه پرداخت: حواله، برات، اعتبار اسنادی جهت شفافیت در بررسی ارزش پروفرما
- توضیحاتی راجع به محدوده زمانی بازرسی کالا در مبدا حمل و ذکر هزینه آن
- توافقات مربوط به تضمینات ریالی چون؛ ضمانت نامه حسن انجام کار و ذکر مبلغ آن
- اسناد درخواستی خریدار و گواهی‌هایی چون لیست بسته بندی و گواهی مبدا
شما میتوانید جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه انجام بررسی ارزش و تایید پروفرما با کارشناسان گروه تجاری ققنوس تماس بگیرید.
جمع بندی
خلاصه مطلب این که پروفرما سندی کاربردی در معاملات تجاری بین‌المللی است که در آن کلیه اطلاعات مورد نیاز دو طرف معامله و خود کالا مانند قیمت، مقدار کالا، تاریخ تحویل، آدرس و نشانی فروشنده و خریدار، شیوه پرداخت و حمل و نقل در آن درج می‌شود. بررسی ارزش پروفرما برای تخصیص ارز و گشایش اعتبار اسنادی و ثبت سفارش کالا ضروریست و بنا به این دلایل مهم، سند پروفرما باید با دقت زیادی تنظیم شود.
توصیه ما این است که شما بررسی پروفرمای خود را به گروه تجاری ققنوس بسپارید تا با خیال راحت از تایید پروفرما مطمئن شده و از تخصیصات ارزی جهت واردات کالای خود استفاده کنید. همچنین با استفاده از خدمات کامل ما در زمینه واردات و ترخیص کالا از کلیه گمرکات کشور و انجام ثبت سفارش کالا، تجارتی موفق را تجربه کنید.
پروفرما یا پیش فاکتور توسط چه کسی صادر می‌گردد؟
در هر معامله تجاری داخلی و بین‌المللی اولین سندی که فروشنده برای خریدار صادر می‌کند، پروفرماست. پروفرما با توافق دو طرف معامله از سوی فروشنده به خریدار ارسال می‌گردد.
موارد استفاده از پروفرما کدامند؟
خرید سهم از سیستم‌های بانکی، گشایش سند اعتباری، انجام مراحل ترخیص کالا از گمرک و ثبت سفارش کالا، عقد قراردادهای صادراتی در مزایدات، اطلاع از حدود تقریبی قیمت‌ها.
چه اطلاعاتی در پروفرما درج می‌شوند؟
تاریخ و مدت زمان اعتبار پروفرما، نحوه پرداخت و حمل و نقل، مشخصات کامل کالا شامل بسته‌بندی، قیمت واحد و کل، وزن و …، مشخصات کامل و نام و نشانی فروشنده و خریدار و هر آنچه به معامله مربوط است.
بررسی ارزش پروفرما چگونه انجام می‌شود؟
درخواست شرکت خریدار جهت دریافت اعتبار اسنادی به بانک گشایش‌دهنده اعتبار، بررسی مدارک توسط بانک، درخواست بانک از یک شرکت بازرسی جهت بررسی و تایید پروفرما از نظر مطابقت آن با کالاها، تخصیص ارز به شرکت خریدار.
