شیپینگ اوردر چیست؟ / آشنایی کامل با مراحل شیپینگ
امروزه با گسترش روابط تجاری بین کشورها و صنعت بازرگانی، حمل‌ونقل بین‌المللی کالا نیز مورد توجه تاجران و فعالان کسب‌کارهای تجاریست. تجارت با کشورهای خارجه لازمه توسعه کسب و کار بازرگانان است و مسیر تجارت و ارسال کالا‌‌‌‌ها‌‌یشان به کشورهای مختلف، استفاده از حمل‌ونقل بین‌المللی می‌باشد. اگر شما هم جزء افرادی هستید که به تجارت و بازرگانی علاقه‌مندید و مایل به فعالیت در این حوزه‌اید، ابتدا باید با اصطلاحات مهم حوزه تجارت و کارکرد هر یک از آنها در این صنعت آشنا شوید. زیرا ورود به هر عرصه‌ای اگر با اطلاع از قوانین و مفاهیم کاربردی آن باشد، قطعا کار شما را آسانتر و موفق‌تر خواهد نمود. در همین راستا می‌خواهیم در این مقاله از گروه تجاری ققنوس شما را با اصطلاح شیپینگ اوردر که از اصطلاحات کاربردی حمل‌ونقل است، بیشتر آشنا نماییم. پس با ما همراه باشید تا با مراحل شیپینگ و نحوه انجام آن مطلع شوید.
شیپینگ اوردر به چه معناست؟
توضیح کلمه به کلمه این اصطلاح به این صورت است که این مفهوم متشکل از دو کلمه شیپینگ (Shiping) به معنی کشتیرانی و اوردر (Order) به معنی سفارش است. بنابراین شیپینگ اوردر یعنی سفارش حمل و نقل (SO) سندی است که توسط خطوط کشتیرانی صادر می‌گردد و تأییدکننده در دسترس بودن تجهیزات و فضای کشتی است. همچنین اطلاعات دقیقی در مورد مکان‌های تحویل و تخلیه کانتینر و کلیه زمان‌بندی‌های مربوط به ارسال در این سند قید می‌شوند. این سند یک دستور بارگیری یا مجوز بارگیری است که پس از انجام مراحل شیپینگ از سوی شرکت کشتیرانی برای صادرکنندگان و صاحبین کالا که قصد ارسال بار خود با کشتی دارند، صادر می‌گردد.
به زبان ساده این سند می‌گوید که آقای صادرکننده و یا تولیدکننده‌ای که قصد داری بار خود را صادر نمایی، ما برای شما در روی فلان کشتی یک جا رزرو نمودیم. پس این مفهوم یعنی رزرو یک جا بر روی کشتی و این سند تاییدکننده آن است.
وظایف شرکت‌های حمل و نقل یا فورواردرها در انجام شیپینگ اوردر
صادرکننده خود شخصا می‌تواند با مراجعه به شرکت کشتیرانی، جهت دریافت مجوز بارگیری برای صادراتش را درخواست دهد. ولی بارها گفتیم که برای انجام چنین اموری بهتر است از شرکت‌های حمل‌ونقل یا همان فورواردرها کمک بگیرید. زیرا آنها شناخت بهتری از شرکت‌های کشتیرانی دارند و مسیرها و زمان را به خوبی بررسی می‌کنند؛ از آمد و شد کشتی‌ها و قیمتها کاملاً مطلعند و می‌توانند با قیمت مناسب‌تری دستور بارگیری کالایتان را دریافت نمایند.
فورواردرها همانند بازاریاب‌هایی می‌باشند که مسیر صادراتی را برای شما آسانتر می‌کنند، آنها به سراغ کشتی‌ها می‌روند، اطلاعات کامل را از کشتیرانی می‌گیرند، و با بانک اطلاعاتی خوب خود، شما را در مراحل شیپینگ کاملا راهنمایی می‌نمایند. معمولاً کشتیرانی نرخ‌ها را به فوراردرها می‌دهد و آنها به مشتریان خود یعنی صادرکنندگان اعلام می‌دارند. این نرخ‌ها شامل تمامی هزینه‌های حمل است که روی آن حساب شده، ولی باز هم ممکن است بعضی هزینه‌ها روی آن نباشد.
مثل هزینه صدور بارنامه، حق توقف، اصلاحیه بار … که امکان دارد به مخارج کشتیرانی اضافه گردد. وقتی شما برای شیپینگ اوردر با فورواردرها جهت اطلاع قیمت تماس گرفتید، آنها با سوالاتی در مورد محصولات صادراتی شما، نه تنها دنبال ارائه قیمت مناسب به شما هستند، بلکه کالای صادراتی شما را در فایل‌های خود می‌نویسند تا اگر در آینده شرکت‌های کشتیرانی قیمت خوبی برای آن بار یا برای مسیری اعلام نمودند، فورواردر به شما اطلاع می‌دهد. شما با کمک فورواردر می‌توانید از این موقعیت خوب کشتیرانی‌ها استفاده کنید.
فورواردر با اطلاع از برنامه حرکت کشتی‌ها و مسیرهای معمولی (مستقیم) یا غیر مستقیم بار، نرخ هر کدام را جداگانه بصورت کتبی به شما اطلاع می‌دهند. بعد از انتخاب مسیر و قیمت دلخواهتان درخواست می‌دهید و فورواردر برای شما در یک کشتی جا رزرو می‌کند. سپس با تحویل اسناد لازم و انجام تمام مراحل شیپینگ، کشتیرانی برایتان مجوز بارگیری صادر می‌کند.
مراحل انجام شیپینگ اوردر
دریافت مجوز بارگیری یا شیپینگ مراحلی دارد که در این قسمت یک به یک به آنها می‌پردازیم.
مرحله اول: بازاریابی و معرفی خدمات حمل شرکت به صادرکننده توسط بازاریاب‌ها (تلفنی یا حضوری)
- تهیه فایلی توسط بازاریاب‌ها برای مشتریان و درج مسیرهای مورد استفاده، نحوه کار هر شرکت و کالای صادراتی شرکت‌ها در آن: وقتی نرخ ویژه‌ای برای یک مسیر از طرف شرکت‌های کشتیرانی یاکرییرها اعلام گردید، فورا به شرکت‌های صادراتی فعال که در آن مسیر فعالند، اعلام آمادگی کرده و نرخ خود را اعلام کنند.
- در نرخ اعلامی توسط خطوط کشتیرانی و فورواردرها به مشتریان همه هزینه‌های حمل بار باید محاسبه شود. بجز این نرخ اعلامی، هزینه‌های ثابتی چون هزینه صدور بارنامه (و یا تلکس ریلیز)، کارمزد کار با ترمینال و هزینه حق توقف و اصلاحیه بارنامه، هزینه متمم و … هم در انجام مراحل شیپینگ اوردر به آن اضافه خواهد شد که در اعلام نرخ‌های کتبی درج نمی‌شوند. بعضی از این هزینه‌ها مانند هزینه صدور بارنامه، تکست ریلیز، تی‌اچ‌سی (THC) و حق توقف از روی تعرفه ارائه شده به شما و توسط انجمن کشتیرانی و خدمات وابسته و یا سازمان بنادر و دریانوردی هر سال جهت اطلاع عموم اعلام می‌شود.
مرحله دوم: تماس مشتری با مسئولین فروش برای اطلاع از قیمتها
شرکت‌ها معمولا جهت حمل محموله خود از شرکت‌های متعددی استعلام قیمت می‌نمایند. بهتر است که بازاریاب نرخ مورد نظر مشتری را بداند و طبق آن قیمت بتواند با خط کشتیرانی چانه بزند و مناسب‌ترین قیمت را دریافت کند.
مرحله سوم: بررسی مسیرها و ارائه بهترین قیمت
باید پیگیری شود تا بهترین نرخ با کمترین زمان ترانزیت، بهترین خدمات کشتی از خطوط کشتیرانی مختلف پیدا شود. همچنین مسئولین فروش شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی باید برنامه حرکت کشتی‌ها و مسیر آنها را برای شیپینگ اوردر بررسی کنند.
- لازم است مسئولین فروش برای همه مسیرهای روتین و کالای معمولی وضعیت بازار را به صورت هفتگی بررسی نمایند و همیشه فایلی از نرخ‌های آماده برای ارائه سریع به مشتریان داشته باشند. ولی برای مسیرهای خاص که بارهای کم‌تری به آن طرف می‌روند، حمل به آن نقاط انجام می‌گردد.
- بهتر است برای استعلام قیمت مراحل شیپینگ از خطوط کشتیرانی، به صورت مکتوب و با ایمیل درخواست قیمت را ارسال کنید و پاسخ کشتیرانی را هم در ایمیل ذخیره نمایید. سرعت ارائه خدمات با فایل‌بندی و تهیه بانک اطلاعاتی مناسب و منظم بهتر خواهد شد.
- وقتی محموله مشتری آماده است، مسئولین فروش باید زمان ورود اولین و دومین کشتی را به محل بارگیری و زمان بسته شدن لیست کشتی را با خطوط کشتیرانی پیگیری کنند و با دریافت نرخ به مشتری اعلام نمایند.
مرحله چهارم: اعلام نرخ بصورت مکتوب به مشتری
مسئولین فروش نرخ را به مشتری به صورت مکتوب با ذکر مدت اعتبار نرخ کرایه حمل و مشخصات کالا و بسته‌بندی آن اعلام می‌دارند. سپس مشتری نرخ شیپینگ اوردر را تایید و مکتوب‌نامه نرخ را ارسال می‌کند.
مرحله پنجم: تایید نرخ و درخواست رزرو از سوی مشتری
مشتری بعد از تایید نرخ، درخواست رزرو کانتینر را از طریق ایمیل به خط کشتیرانی مورد نظر ارسال می‌کند. این درخواست شامل تعداد و نوع کانتینر درخواستی، نوع محموله، نوع بسته‌بندی، بندر مبدأ، بندر مقصد، مقصد نهایی، نرخ توافقی با خط و محل پرداخت کرایه حمل در مراحل شیپینگ می‌باشد.
مرحله ششم: رزرو کانتینر توسط خط کشتیرانی برای مشتری
خط کشتیرانی در پاسخ به درخواست مشتری یک شماره رزرو کانتینر (به صورت مکتوب و با ذکر همه شرایط و نرخ توافق) اعلام می‌دارد. البته بعضی شرکت‌های کشتیرانی در خصوص برخی مسیرها از صاحب کالا تعهدنامه‌هایی دریافت می‌کنند که غالبا زمان اعلام شماره بوکینگ با ایمیل ارسال می‌نمایند.
مرحله هفتم: اطلاع از زمان تحویل اسناد به دفتر کشتیرانی
مشتری یا نماینده او بخش ترافیک را پیگیری می‌کنند تا از زمان تقریبی تحویل اسناد شیپینگ اوردر به دفتر کشتیرانی در محل تحویل بار مطلع گردند.
مرحله هشتم: اعلام زمان حرکت کشتی به مشتری
پیگیری (ETA) و اعلام زمان حرکت به مشتری برای تحویل اسناد پیش از اینکه لیست کشتی بسته شود. چون این زمان‌ها تقریبی می‌باشند و امکان تغییر دارند، معمولا چند بار طی مراحل شیپینگ چک می‌گردند.
مرحله نهم: دریافت دستور حمل از کشتیرانی
بعد از تحویل اسناد به خط کشتیرانی به وسیله مشتری یا نماینده وی، باید برای دریافت دستور حمل از مشتری پیگیری به عمل آید. تا وقتی که دستور حمل به کشتیرانی ارسال نشود، بار در لیست انتظار کشتی‌ها قرار داده نمی‌شود. سند شیپینگ اوردر هم باید پیش از حرکت به کشتیرانی ارسال و تاییدیه‌اش اخذ گردد.
مرحله دهم: هماهنگی جهت قرار دادن بار در لیست اولین کشتی
بعد از ارسال سند شیپینگ، لازم است با دفتر کشتیرانی هماهنگ کنید تا محموله شما در لیست اولین کشتی قرار بگیرد تا یک موقع از کشتی جا نماند.
نکته: گاهی بنا به عللی چون بارگیری همزمان دو محموله و یا وقتی نیاز است طبق نظر خریدار محموله دیر یا در زمانی خاص به مقصد، امکان دارد صاحب کالا درخواست نگهداری (Hold) بدهد تا بار کالاها فعلا بارگیری نگردند. در این حالت مالک کالا باید کتبا روی سربرگی با مهر و امضاء درخواست نگهداری را ارسال و مسئولیت تمام هزینه‌های حق توقف کانتینر به دلیل نگهداشتن محموله را خود به عهده بگیرد. در این مرحله از مراحل شیپینگ این درخواست به خط کشتیرانی تحویل می‌شود و هنگامی که درخواست آزاد سازی (Un-hold) داده شد، دوباره از خط کشتیرانی باید درخواست شود تا محموله روی اولین کشتی در دسترس بارگیری گردد.
مرحله یازدهم: دریافت نام کشتی‌ها توسط مشتری
باید تلفنی از کشتیرانی پیگیری کنید تا پیش نویس بارنامه دریافت و از نام کشتی‌ها و ای‌تی‌ای (ETA) کشتی جهت شیپینگ اوردر مطلع شوید. کارمندان بخش ترافیک هر لحظه باید از وضعیت محموله آگاه باشند و مشتری را نیز مطلع کنند.
مرحله دوازدهم: دریافت پیش‌نویس بارنامه
- دریافت پیش‌نویس بارنامه از خط کشتیرانی و ارسال آن به مشتری و پیگیری جهت بررسی و تایید آن
نکته: شاید در این مرحله چندین بار اصلاحاتی توسط مشتری اعلام گردد و بخش ترافیک باید فورا اصلاحات مربوطه را به خط کشتیرانی اعلام کنند و پیش نویسی که اصلاح شده را دریافت نمایند. این کار تا مرحله تایید مشتری ادامه دارد و با تایید نهایی، این تاییدیه به خط کشتیرانی ارسال می‌شود.
مرحله سیزدهم: اخذ بارنامه و صورت حساب از کشتیرانی
- اقدام برای اخذ بارنامه تاریخ دار و صورت حساب (Invoice) از کشتیرانی بعد از حرکت کشتی، صدور صورت حساب توسط حسابداری شرکت و ارسال این بارنامه تاریخ‌دار و صورت حساب به مشتری
مرحله چهاردهم: تسویه حساب و تحویل درخواست مشتری به شیپر
در این مرحله از مراحل شیپینگ اوردر تسویه صورت حساب با خط کشتیرانی، دریافت مبلغ صورت حساب از مشتری، اخذ اصل اورجینال بی‌ال (Original B/L) یا نامه تلکس ریلیز (Telex Release) از خطوط کشتیرانی، بر اساس درخواست مشتری و تحویل آن به شیپر انجام می‌شود.
بارنامه همچون سند مالكیت و سند قرارداد حمل رسید دریافت كالا می‌باشد. سندی كه اگر به شما خسارتی وارد شد، جهت ادعای خسارت و دریافت پول از بیمه می‌تواند به شما کمک کند. همچنین قابل انتقال به اشخاص دیگر است و نشان‌دهنده مالكیت كالا می‌باشد، برای همین اهمیت بالایی دارد.
در سند شیپینگ چه اطلاعاتی ثبت می‌شود؟
در این مورد هیچ الگوی مشترکی بین کشورهای مختلف و واحدهای بازرگانی آنها موجود نیست. هر کشور و هر واحد بازرگانی طبق قوانین خود از یک الگو و اطلاعات خاصی برای صدور شیپینگ اوردر استفاده می‌نماید. با این حال، اطلاعات مهمی که در اکثر سندهای شیپینگ می‌آید به قرار زیر است:
- جزئیات ارسال کننده: نام کامل و آدرس فرستنده (صاحب محموله یا طرف رزرو)
- اطلاعات حمل‌ونقل: نام کامل و آدرس باربری. در صورت همکاری مستقیم خطوط حمل‌ونقل با فرستنده‌ها، این قسمت خالی می‌ماند و SO را در مراحل شیپینگ به فرستنده و نمایندگان منصوب آنها می‌دهند.
- محموله و نوع کالا: اطلاعاتی در مورد کالای محموله صادراتی
- شماره B/L: این شماره مختص شماره بارنامه منحصربه‌فرد شرکت حمل‌کننده است. این شماره برای ردیابی حمل‌ونقل هم بکار می‌رود.
- محل دریافت: برای محموله محصور در خشکی، محل دریافت در شیپینگ اوردر، انبار کانتینر داخلی (ICD) یا محوطه کانتینر است.
- بندر بارگیری: بندر مبدا که کانتینر در کشتی بارگیری می‌شود.
- بندر تخلیه: بندر مقصدی که محموله از کشتی تخلیه می‌شود.
- محل تحویل: محل تعیین شده برای تحویل کالا به حمل کننده که محل تحویل نهایی است و فقط بعد از ترتیب حمل‌ونقل باربری نشان داده می‌شود.
- بندر حمل‌ونقل: بندر انتقال کانتینرها از کشتی‌های فرعی به کشتی مادر. باید بدانید در مراحل شیپینگ هر محموله‌ای حمل‌ونقل نمی‌گردد، زیرا مسیرهای مستقیم هم موجودند.
- نام کشتی و نیز شماره سفر
- نوع تجهیزات: انواع کانتینر برای بارگیری محموله مورد نظر (کانتینرهای همه‌منظوره، های کیوب، روباز، قفسه تخت و سردخانه) که این اطلاعات بسیار مهمند، زیرا به حمل کننده کمک می‌کند تا کانتینرهای صحیح را بگیرد.
- محل تحویل خالی: یک محوطه کانتینر یا انبار کانتینر که کانتینر خالی تحویل گرفته می‌شود.
- مکان بازگشت کامل: بندر و پایانه‌ای که کانتینر بارگیری و پر شده و آماده قرارگیری باید به آنجا بازگردد.
- قطع سند: تاریخ و زمان ارسال دستورالعمل‌های حمل‌ونقل برای شرکت حمل‌کننده
سفارش حمل و نقل توسط چه کسی صادر می‌شود؟
خطوط کشتیرانی دستور حمل‌ونقل را در شیپینگ اوردر صادر می‌نمایند، چرا که آنها اداره کشتی را به عهده دارند و صاحب و مالک کانتینرهای حمل‌ونقل می‌باشند. سفارشات حمل‌ونقل نیز یا مستقیما به خود فرستنده یا برای یک حمل کننده منصوب ارسال می‌گردد.
اگر فرستنده‌ای به طور مستقیم با یک خط حمل‌ونقل جهت رزرو ارتباط برقرار کند، SO برای او ارسال می‌گردد. اما اگر فرستنده در مراحل شیپینگ یک حمل‌کننده استخدام نماید که اسناد آنها را از طرف وی پیگیر شود، به خط کشتیرانی دستور صادر می‌شود که به جای آن، شیپینگ یا سفارش حمل‌ونقل را به فرستنده بار ارسال نماید. بعد از آن حمل‌کننده بار با کامیون‌داری که از سوی فرستنده تعیین شده ارتباط برقرار می‌کند، یا اینکه از ناوگان خود جهت تحویل کانتینر خالی و مطابق با اطلاعات موجود در سند شیپینگ یا SO استفاده می‌نماید.
شیپینگ اوردر با تأییدیه رزرو (Booking Confirmation) چه تفاوتی دارد؟
با وجودی که یک تأییدیه رزرو با یک سفارش حمل‌ونقل یا سند شیپینگ، اطلاعاتی بسیار شبیه به هم دارند. ولی سند شیپینگ حاوی جزئیات بیشتری راجع به جمع‌آوری کانتینر خالی و زمان‌های مهم cut-off می‌باشد. البته این را هم باید بدانید که شرکت‌های مخابراتی معمولا، با توجه به مکان و حامل، هر دو سند شیپینگ و تاییدیه رزرو را در یک سند ادغام می‌نمایند و غالبا تأییدیه رزرو هم به همراه سفارش حمل‌ونقل منتشر می‌گردد. در این حالت، تأییدیه رزرو اطلاعات بیشتری از محموله و رزرو خواهد داشت، در صورتی که سفارش حمل‌ونقل بیشتر اطلاعاتی از کانتینر، انبار و اطلاعات cut-off خواهد داشت.
شما عزیزان می‌توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد مراحل شیپینگ و سایر مواردی که در این مقاله به جواب آن نرسیدید، با کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس تماس بگیرید.
جمع بندی
در این مقاله از وبسایت گروه تجاری ققنوس با مفهوم شیپینگ اوردر و کاربرد آن آشنا شدید. حتما دانستید که همیشه باید قبل از انتخاب روش ارسال و دریافت محصولات خود، کاملا درباره آنها تحقیق کنید، تا بعدا با خیالی راحت محصولاتتان را ارسال نمایید. گروه تجاری ققنوس در خدمت شماست تا تمام مراحل شیپینگ را برای شما با بهترین شرایط انجام دهد. کارشناسان ما از طریق ارتباط با خطوط کشتیرانی معتبر، اطلاع از برنامه حرکت کشتی‌ها و مسیرهای آنان، بهترین قیمت را برای شما ارائه خواهند داد. اگر هرگونه نظر یا سوالی در مورد سند شیپینگ و نحوه درخواست آن داشتید با ما در میان بگذارید تا در سریع‌ترین زمان ممکن پاسخ دهیم و راهنمای شما باشیم.
من به نوشتن در حوزه‌های تخصصی، به‌ویژه بازرگانی بین‌المللی و خریدهای خارجی، علاقه‌مندم. هدفم این است که پیچیده‌ترین مفاهیم این حوزه را به ساده‌ترین زبان ممکن توضیح دهم، طوری که حتی کسی که تازه‌کار است، بتواند با اطمینان وارد دنیای تجارت شود. همیشه سعی می‌کنم محتوایی ارائه کنم که نه‌تنها آموزشی باشد، بلکه جذاب و کاربردی هم به نظر برسد. تجارت بین‌المللی پر از چالش‌های هیجان‌انگیز و فرصت‌های طلایی است، و من می‌خواهم این مسیر را برای علاقه‌مندان شفاف‌تر، هموارتر و جذاب‌تر کنم.
دیدگاه‌ها