11 نمونه سند و مدارک لازم برای صادرات کالا که باید بشناسید
صادرات کالا برای بیشتر افراد یادآور مسائل جذابی مثل انتخاب کالا، سفر، بازاریابی و فروش در عرصه بین المللی است؛ اما مسئله مهم تر در این زمینه، اسناد و مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران است. صحبت در این خصوص شاید به اندازه بازاریابی و مباحث مربوط به آن جذاب نباشد، اما مطمئناً از آن مهم تر و کاربردی تر است. پس در ادامه مقاله با ققنوس همراه باشید تا شما را با اسناد استاندارد حمل و نقل در زمینه صادرات کالا آشنا کنیم.
11 نمونه از مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران
در ادامه قصد داریم مهمترین مدارک برای صادرات کالا از ایران و اسناد حمل و نقل بین المللی را معرفی کنیم:
پیش فاکتور
در یک مبادله تجاری عادی همه چیز از جایی شروع می شود که شما استعلامی در خصوص یک یا چند محصول خود و یا قیمت آنها دریافت می کنید. در این حالت برای مشتریان داخلی، حتماً از یک فرم استاندارد که از مهمترین مدارک برای صادرات کالا است، استفاده می کنید. اما در یک تراکنش بین المللی، مظنه قیمت شما باید در قالب پیش فاکتور ارائه شود. در واقع مشتری بین المللی شما برای اموری مانند سرمایه گذاری، دریافت اعتبار اسنادی، درخواست مجوز واردات و.. به پیش فاکتور نیاز خواهد داشت. یک پیش فاکتور در صورتی که به درستی تنظیم شود، همانند یک فاکتور تجاری عمل خواهد کرد. این سند برای صادرات کالا از ایران، در حالت کلی مشخص کننده موارد زیر است:
- خریدار و فروشنده در معامله
- شرح دقیق کالا
- دسته بندی موضوعی کالا
- قیمت
- مدت بازپرداخت، که معمولاً به شکل یکی از 11 اینکوترمز اخیر بیان می شود
- جزئیات تحویل، از جمله نحوه و مکان تحویل کالا و هزینه آن
- واحد پول مورد استفاده در معامله، مثلاً دلار آمریکا یا هر ارز دیگری
توصیه می کنیم که حتماً تاریخ پیش فاکتور خود را مشخص کرده و تاریخ انقضا را نیز درج کنید. ممکن است نوسانات زیادی در فرآیند صادرات وجود داشته باشد، بنابراین با تعیین یک چارچوب زمانی خاص برای قیمت خود، ریسک معامله خود را به حداقل برسانید.
صادرات کالا از ایران
فاکتور تجاری _ از مهمترین مدارک لازم برای صادرات
پس از ارسال یک پیش فاکتور برای مشتری بین المللی خود و دریافت سفارش آنها، حال بایستی کالاها و مدارکی را که باید همراه کالا باشند، آماده کنید. از جمله مهمترین این مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران، فاکتور تجاری است. اصولاً فاکتور تجاری دربر گیرنده جزئیات کل معامله صادرات، از ابتدا تا انتها می باشد. اغلب افراد پس از دیدن یک فاکتور تجاری، از تفاوت آن با فاکتورهای مورد استفاده برای سفارشات داخلی تعجب می کنند. اما باید خاطر نشان سازیم که فاکتورهایی که برای حسابداری یا سیستم ERP شرکت خود استفاده می کنید، تنها فاکتورهایی برای پرداخت هستند؛ نه فاکتورهای صادراتی!
فاکتور تجاری ممکن است شبیه پیش فاکتور ارسال شده به مشتری شما باشد؛ با این تفاوت که باید شامل جزئیات بیشتری هم باشد. به عنوان مثال مواردی همچون شماره های تماس، شماره تلفن سفارشات، اطلاعات بانکی و پرداخت نیز ممکن است در فاکتور تجاری شما ثبت شوند. به شما بازرگانان محترم پیشنهاد می کنیم تا هر گونه اطلاعات مرتبط با بیمه دریایی، تحویل سریع کالا و پرداخت کامل از سوی مشتری خود را در این برگه و سایر مدارک لازم برای صادرات کالا درج کنید.
پکینگ لیست
پکینگ لیست صادراتی که از دیگر مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران است، دارای جزئیات بیشتری نسبت به پکینگ لیست عادی است که برای محموله های داخلی خود ارائه می دهید. این لیست ممکن است به اشکال زیر مورد استفاده قرار گیرد:
- شرکت فریت بار شما ممکن است از اطلاعات موجود در لیست بسته بندی برای ایجاد بارنامه های حمل و نقل استفاده کند.
- ممکن است بانک از شما بخواهد که لیست بسته بندی دقیقی در مجموعه اسناد خود جهت دریافت وجه تحت اعتبارنامه بگنجانید.
- مقامات گمرک در کشور مبدأ و کشور مقصد از لیست بسته بندی برای شناسایی مکان اقلام بسته بندی شده خاصی که باید بررسی شوند، استفاده می کنند. در این صورت بدون نیاز به جستجوی کل محموله، ممکن است تنها یک جعبه یا پالت مورد بازرسی قرار گیرد. لیست بسته بندی موارد موجود در محموله را مشخص می کند و شامل وزن خالص و ناخالص و ابعاد بسته ها می باشد. علاوه بر این، توضیحات مربوط به هر علامت درج شده بر روی بسته ها و دستورالعمل‌های ویژه برای اطمینان از تحویل ایمن کالا به مقصد نهایی نیز در این سند ثبت می شود.
در صورت مفقود شدن یا آسیب دیدن محموله، ارائه پکینگ لیست برای طرح ادعای بیمه الزامی است و همچنین در صورت عدم توافق بین حمل کننده و صادرکننده در مورد وزن یا اندازه گیری محموله، از آن استفاده می شود.
مدارک لازم برای صادرات: گواهی مبدأ
برخی از کشورها به گواهی مبدأ برای صادرات و واردات کالا نیاز دارند تا مشخص شود مبدأ کالا از کدام کشور بوده است. این گواهی های مبدأ معمولاً باید توسط برخی از سازمان های نیمه رسمی مانند اتاق بازرگانی یا دفتر کنسولگری یک کشور امضا شوند. حتی اگر اطلاعات کشور مبدأ را در فاکتور تجاری خود وارد کرده باشید، ممکن است باز هم گواهی مبدأ در کنار بقیه مدارک لازم برای صادرات کالا، مورد نیاز باشد. معمولاً اتاق بازرگانی برای مهر و امضای گواهینامه از شما هزینه می گیرد یا از شما می خواهد که عضو اتاق باشید.
شما باید یک فرم تکمیل شده را به دفتر اتاق بازرگانی تحویل دهید تا برای شما مهر و امضا کنند. در حال حاضر شرکت های زیادی به علت زمان بر بودن این عملیات، از گواهی‌های مبدا الکترونیکی (eCO) استفاده می کنند. یک eCO اغلب سریعتر قابل دسترسی بوده و به شما امکان می دهد تا گواهی را به صورت الکترونیکی به واردکننده تحویل دهید. همچنین این گواهی را می توان در اتاق بازرگانی بین المللی نیز ثبت کرد.
گواهینامه های خاص هر کشور
علاوه بر فرم گواهی مبدأ عمومی، گواهی های مبدأ خاص کشور نیز وجود دارد. برای مثال برخی کشورها توافق نامه هایی با سایر کشورها امضا کرده و بر طبق آن، واردات به آن کشورها از کشور مبدأ با تعرفه کم یا بدون تعرفه صورت می پذیرد. این توافق ها تحت عنوان توافقنامه تجارت آزاد انجام می شوند.
گواهی فروش رایگان
گواهی فروش آزاد که گاهی «گواهی صادرات» یا «گواهی به دولت‌های خارجی» نیز نامیده می‌شود، شاهدی است که نشان می‌دهد کالاهای مختلف از قبیل مواد غذایی، لوازم آرایشی، بیولوژیکی یا دستگاه‌های پزشکی، به طور قانونی در بازار آزاد فروخته یا توزیع می‌شوند. هنگامی که شما به عنوان بازرگان در حال ثبت محصولی جدید در یک کشور هستید، از گواهی فروش رایگان استفاده می شود. با در دست داشتن این گواهی شما رسماً جدید بودن محصول و قانونی بودن فروش خود را به اطلاع کشور مقصد می رسانید. در صورتی که مشتری بین المللی شما درخواست یک گواهی فروش رایگان کند، می توانید به صورت آنلاین و رایگان اقدام به تهیه این مدارک لازم برای صادرات کالا کنید.
دستورالعمل اجرایی ارسال کننده
به عنوان یک بازرگان، در طول فرایند صادرات خود، بیش از همه با شرکت حمل و نقل خود سر و کار خواهید داشت. این شرکت، صادرات کالای شما را با یک باربری ترتیب داده و شما را در اجرای تمام جزئیات مربوطه راهنمایی خواهد کرد.
بسته به توافق انجام شده یا خود شما به عنوان صادرکننده، با یک شرکت حمل و نقل قرارداد می بندید و یا خریدار این کار را انجام می دهد. اما به هر حال، صرفنظر از اینکه چه کسی این شرکت حمل و نقل را استخدام کرده، شما باید یک دستورالعمل ارسال کننده (SLI) با تمام اطلاعات مورد نیاز برای انتقال موفقیت آمیز کالاهای خود ارائه دهید. SLI را میتوانیم به عنوان یادداشتی برای سایر اسناد صادراتی شما درنظر بگیریم. بسته به اینکه آیا حمل‌کننده برای شما کار می‌کند یا خیر، SLI ممکن است شامل یک وکالتنامه محدود باشد که اختیار عمل از طرف شما را برای این محموله فراهم می‌کند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در زمینه اسناد و مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران با مشاوران ما در ققنوس تماس حاصل کنید.
اهمیت نقش AES
بسته به اینکه چه کسی فورواردر را استخدام کرده است، SLI ممکن است به فورواردر اجازه دهد تا اطلاعات صادرات را به صورت الکترونیکی از طریق سیستم صادرات خودکار (AES) ثبت کند. AES برای صادرکنندگان اهمیت زیادی دارد؛ چرا که بخش زیادی از صادرات به ارزش بیش از 2500 دلار برای هر کالا، باید از طریق AES به گمرک ارسال شود. در شرایطی که فورواردر توسط خریدار استخدام شده باشد، انجام عملیات مربوط به AES نیز بر عهده خود اوست. شما حتی می توانید خودتان فورواردر را استخدام کنید و او از طرف شما مراحل AES را انجام دهد. در این حالت شما می بایست اطلاعات خاصی را در اختیار فورواردر قرار دهید. این کار معمولاً از طریق SLI انجام می شود.
مشاوران ققنوس به شما تجار محترم پیشنهاد می کنند که حتی در تراکنش های ساده صادراتی نیز سعی کنید همیشه خودتان عملیات AES را انجام دهید. ثبت اسناد مورد نیاز برای صادرات کالا و حمل و نقل از طریق AES ساده است و با انجام آن توسط خودتان کنترل بیشتری روی فرایند خواهید داشت. شرکت هایی که برای انجام مراحل AES به باربری ها متکی هستند، باید برگه SLI را به دقت تنظیم کنند.
بارنامه داخلی _ از جمله مهمترین مدارک لازم برای صادرات
بارنامه داخلی اغلب اولین سند مورد نیاز برای حمل و نقل بین المللی و از جمله مهمترین مدارک لازم برای صادرات کالا است که برای صادرات شما ایجاد می شود. این بارنامه را می توان یا توسط باربری داخلی تهیه کرد یا اینکه خودتان آن را ایجاد کنید. در واقع بارنامه یک قرارداد حمل و نقل بین صادرکننده و فرستنده کالا است که نشان دهنده مقصد کالا می باشد. همچنین به عنوان رسید شما در هنگام تحویل گرفتن کالا عمل می کند. برای محموله های بین المللی، بارنامه داخلی معمولاً به خریدار ارسال نمی شود و به جای آن به شرکت حمل و نقل بین المللی، انبار یا شخص ثالث دیگری ارسال می شود که قرار است کالا را به شرکت حمل و نقل اصلی بفرستند.
بارنامه دریایی
اگر قصد دارید کالاهای خود را با کشتی اقیانوس پیما حمل کنید، به بارنامه دریایی نیاز دارید. این نوع بارنامه می تواند هم به عنوان قرارداد حمل و هم به عنوان سند مالکیت محموله عمل کند. در حالت کلی دو نوع بارنامه دریایی وجود دارد:
- بارنامه مستقیم:
بارنامه مستقیم به گیرنده خاصی ارسال می شود و قابل معامله نیست. گیرنده، کالا را با ارائه بارنامه امضا شده و اصلی به متصدی حمل، تحویل می گیرد.
- بارنامه قابل معامله:
بارنامه قابل معامله به صورت سفارشی یا به دستور فرستنده ارسال می شود و توسط فرستنده نیز امضا شده و به بانکی در کشور خریدار ارسال می گردد. بانک نیز بارنامه اصلی را تا زمانی که کلیه اسناد مورد نیاز جمع آوری نشده و یا از اعتبار کافی برخوردار نباشد، نزد خود نگه می دارد. برای دریافت هرگونه راهنمایی در این خصوص از مشاوران ققنوس کمک بخواهید.
مدارک لازم جهت صادرات
بارنامه هوایی
کالاهایی که با هواپیما حمل می شوند، نیاز به بارنامه هوایی از دیگر مدارک لازم برای صادرات کالا دارند. بارنامه هوایی در واقع یک قرارداد حمل و نقل بین فرستنده و حامل است که توسط انجمن بین المللی حمل و نقل هوایی (IATA) توزیع می شود. بر خلاف بارنامه دریایی، بارنامه هوایی قابل مذاکره نمی باشد. تفاوت اصلی بین بارنامه هوایی و بارنامه ترخیص کالا در مالکیت کالا است:
- بارنامه هوایی به منزله رسید کالا بوده و توسط حامل یا نماینده وی آن ارسال می شود تا محل تحویل بار را نشان دهد.
- بارنامه ترخیص کالا، سند مالکیت کالا محسوب شده و در واقع رسیدی است که توسط شرکت حمل و نقل برای فردی که به عنوان گیرنده در بارنامه ذکر شده، ارسال می شود.
فرم کالاهای خطرناک
اگر محصولات شما توسط انجمن بین‌المللی حمل و نقل هوایی (IATA) یا سازمان بین‌المللی دریانوردی (IMO) به عنوان کالاهای خطرناک محسوب شوند، باید فرم کالاهای خطرناک مناسب را هم با محموله خود ارسال کنید. حمل و نقل کالاها و مواد خطرناک چندان ساده نیست. برای بسته بندی صحیح، برچسب گذاری و ثبت این کالاها، قبل از هرچیزی به نیروهای آموزش دیده در مجموعه خود نیاز دارید. فرم IATA برای کالاهای خطرناک بوده و در حمل و نقل هوایی مورد نیاز است. نسخه متفاوتی از این فرم نیز برای محموله های اقیانوسی به کار می رود. تمامی این فرم ها و سایر مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران باید توسط شخصی که برای حمل و نقل و صادرات دیده است، تکمیل شود.
پیش نویس بانک
پیش نویس بانکی بخش مهمی از فرایند فروش بین المللی و از مدارک لازم برای صادرات کالا به شمار می روند که برای انتقال کنترل کالاهای صادراتی از فروشنده در ازای دریافت وجه از خریدار به کار می روند. در اغلب موارد به پیش نویس بانکی، مجموعه اسناد هم می گویند؛ زیرا فروشنده اسناد مختلفی را به پیش نویس بانک و نامه های همراه آن پیوست می کند. معمولاً بانک طرف فروشنده، پیش نویس بانک و اسناد مربوط به آن را از طریق حمل و نقل به بانک خریدار یا یک بانک مرتبط در کشور خریدار، ارسال می کند.
هنگامی که خریدار اجازه پرداخت برای کالا را صادر می کند، بانک خریدار اسناد را برای خریدار منتشر کرده و وجوه را به بانک فروشنده منتقل می کند. پیش نویس بانکی ممکن است شامل یک نامه ارسالی نیز باشد که جزئیات تراکنش پیش نویس بانکی، از جمله انواع اسناد اضافی موجود و دستورالعمل های پرداخت در آن درج شود.
کلام پایانی
در این مقاله شما را با 11 مورد از اسناد و مدارک لازم برای صادرات کالا از ایران آشنا کردیم. اما ده ها سند دیگر نیز وجود دارند که ممکن در مسیر صادرات خود با آنها مواجه شوید؛ از این رو مشاوران ما در گروه تجاری ققنوس آماده هستند تا با ارائه مشاوره کاربردی، هر گونه پرسشی را در این زمینه پاسخ دهند.
من به نوشتن در حوزه‌های تخصصی، به‌ویژه بازرگانی بین‌المللی و خریدهای خارجی، علاقه‌مندم. هدفم این است که پیچیده‌ترین مفاهیم این حوزه را به ساده‌ترین زبان ممکن توضیح دهم، طوری که حتی کسی که تازه‌کار است، بتواند با اطمینان وارد دنیای تجارت شود. همیشه سعی می‌کنم محتوایی ارائه کنم که نه‌تنها آموزشی باشد، بلکه جذاب و کاربردی هم به نظر برسد. تجارت بین‌المللی پر از چالش‌های هیجان‌انگیز و فرصت‌های طلایی است، و من می‌خواهم این مسیر را برای علاقه‌مندان شفاف‌تر، هموارتر و جذاب‌تر کنم.
دیدگاه‌ها