پروفرما یا پیش فاکتور چیست و چه کاربردهایی دارد؟

در دنیای امروز هر فردی که در حوزه تجارت و صادرات و واردات کالا فعالیت دارد مطمئنا با اصطلاح پرکاربرد پروفرما یا پیش فاکتور روبرو شده است. در انجام هر معامله ای سندی لازم است تا شرایط و موارد معامله در آن برای اطمینان طرفین درج شود. پروفرما یکی از مهمترین مدارک ترخیص کالا است که توسط فروشنده باید صادر شود و تمام اطلاعات مورد نیاز در مورد معامله کالا را داراست. و از سویی اطلاعات این سند با توجه به نوع مذاکرات و قرارداد خریدار و فروشنده متفاوت است و شکل ثابتی ندارد. بنابراین اگر از خود بپرسید پروفرما چیست؟ به چه معناست و چه استفاده ای برای ما دارد؟ در این مقاله کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس به معرفی کامل این اصطلاح و کاربرد آن پرداخته اند. پس در ادامه با ما همراه باشید تا بیشتر آشنا شوید.

پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

افرادی که کالاهایی برای فروش وارد می کنند، در مراحل اولیه خرید و واردات کالا فاکتور یا رسید کلی از محصولات خریداری شده از فروشنده دریافت می کنند که به آن پروفرما یا پیش فاکتور می گویند. در این سند، فروشنده باید نوع و جنس محصول، تعداد، قیمت تکی و قیمت کلی کالاها، چگونگی پرداخت وجه و موقع تحویل کالا را درج کرده و به خریدار تحویل می دهد.

در حقیقت در سند پیش فاکتور که فروشنده آن را صادر می کند و از مهمترین مدارک ترخیص کالا است، داده های زیادی برای مثال تعداد کالا، نوع و قیمت آن، نام و آدرس طرفین معامله، طریقه پرداخت، مدت زمان لازم برای تحویل، تاریخ اعتبار این سند و مبدا محصول نوشته شده است تا به این روش اولین سند از فهرست کالاهای خریدار معین شود و به روشنی همه چیز در آن ثبت می شود. این پروفرما یا پیش فاکتور غالبا در حیطه واردات کالاها به کار می رود و فردی که کالا وارد می کند از آن در جهت ارزیابی شرایطی که فروشنده قرار داده، گرفتن مجوزهای مورد نیاز برای واردات کالا به داخل کشور استفاده می کند و نیز می تواند به کمک آن هزینه نهایی واردات را حدس زده و بفهمد که چه مقدار ارز برای این کار اختصاص دهد.

بطور کلی پروفرما یا پیش فاکتور و کلیه مدارک ترخیص کالا در همه معاملات شکل یکسانی ندارند و با توجه به نوع قرارداد و مذاکرات طرفین، می توان به آن اطلاعات دیگری نیز اضافه کرد یا مواردی را حذف نمود؛ اما در کل این سند از مدارک ترخیص کالا تمام اطلاعات معامله را بطور دقیق و روشن از فروشنده و خریدار گرفته تا خود کالاها و چگونگی انجام معامله را داراست و اکثرا در فعالیت های تجاری واردات کالا به کار می رود.

نحوه صدور پروفرما یا پیش فاکتور

همانطور که گفتیم پروفرما یا پیش فاکتور در معامله های بین المللی به عنوان اولین سندی است که مانند قراردادهای تجاری دیگر بسته به نوع تقاضا و نیازهای طرفین معامله تنظیم شده و ثبت می شود. این برگه همانند سایر مدارک ترخیص کالا در طول مراحل واردات کالا مانند زمانی که سفارش ثبت می شود، اعتبار اسنادی گشوده می شود و زمان ترخیص کالا از گمرک به کار می رود.

در صدور این سند عملیات پیچیده و زیادی لازم نیست، فقط کافی است شرایط خود را در معامله بیان کنید و با گفتگو و مذاکره با فروشنده از او بخواهید یک فاکتوری برایتان صادر کند که در آن شرایط هر دو طرف و تمام اطلاعات کالایی که خریدید درج شود. تا به این طریق شروع تجارت بین المللی خود را نشان دهید. همچنین برای صدور پروفرما یا پیش فاکتور لازم نیست مجوزی دریافت کنید، شما فقط باید کارهای اولیه ای را که فروشنده کالا در مورد پرداخت وجه معامله مدنظر دارد انجام بدهید و نیز شرایطی که خودتان در مورد چگونگی انجام این معامله، طبق مقررات داخلی کشور خود دارید را به او بگویید تا فروشنده آن سند را طبق مقررات هر دو کشور و شرایط هر دویتان تنظیم کند و قانونی ثبت نماید.

باز هم همانطور که گفتیم پروفرما یا پیش فاکتور مانند سایر مدارک ترخیص کالا دارای شکل یکسانی نیست و همیشه با توجه به نیاز خریدار و فروشنده، اطلاعاتی ممکن است به آن اضافه یا حذف شود. اما در کل مواردی که در پروفرما یا پیش فاکتور باید نوشته و ثبت شوند به قرار زیرند:

یک پیش فاکتور کامل باید شامل چه مواردی باشد؟

• تاریخی که پروفرما توسط فروشنده صادر شده و شماره آن.
• نام و آدرس فروشنده به طور کامل
• نام و آدرس خریدار به طور کامل
• باید مشخصات کالای مورد معامله از لحاظ کمیت و کیفیت، تعداد یا مقدار آن و وزن خالص و ناخالص آن به طور دقیق نوشته شود.
• شماره تعرفه گمرکی کالا حتما قید شود.
• مبلغ پروفرما با ذکر نوع ارز قید شود و همچنین قیمت خالص کالا، هزینه بسته بندی، هزینه های حمل و نقل بین المللی کالا و ابعاد کالا هر کدام بطور جداگانه نوشته شود.
• چگونگی خرید کالا مطابق با اینکوترمز EXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
• مبدا و مقصد کالای مورد نظر با جزئیات بصورت کشور، شهر، بندر دقیقا بیان شود.
• تاریخ دقیق تحویل کالا بیان شود و ذکر اینکه کالا چند بار در طول مسیر تخلیه و حمل می شود.
• بیان اینکه کالا با چه وسیله ای حمل می شود و ممکن است در طی مسیر از وسیله‌ای به وسیله دیگر انتقال یابد.
• روش پرداخت مبلغ کالا یعنی اینکه حواله‌ای پرداخت می شود و یا از طریق برات و اعتبار اسنادی .
• مواردی که در بازرسی کالا در چین و.. لازم است بیان شود.
• نام کشور تولیدکننده کالا ذکر شود.
• تاریخ اعتباری که این پروفرما دارد نوشته شود.
• مسائل مربوط به آموزش و خدمات پس از فروش ذکر شود.
• در ارتباط با تضمینات ریالی تصمیم گیری شود؛ مثلا ضمانت نامه ای که روش درست انجام معامله و مبلغ مربوطه را تایید کند.
• گواهی های مورد نیاز و مدارکی که خریدار تقاضا کرده درج شود؛ مانند: شرایط گواهی مبدا و فهرست مربوط به بسته بندی کالا
• هزینه های مربوط به تخلیه کالا نیز به روشنی ذکر شود .

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

پروفرما غالبا در تجارت های بین المللی و در حیطه واردات کالا بکار می رود، یعنی خریدار محصولات خارجی از آن برای گرفتن مجوزهای مورد نیاز در فعالیت تجاری خود استفاده کرده و نوع تجارت خود را قانونی می کند. در حقیقت در بسیاری از کشورها وارد کننده کالا قبل از هر کاری باید سندی به نام پروفرما تهیه کند تا موقع دریافت مجوزهای لازم برای شروع تجارت خود، آن سند را در جهت تایید خریدش از کشورهای خارجی نشان دهد.

همچنین با کمک پروفرما یا پیش فاکتور می توان ارز خارجی یا تخصصی دریافت کرد. زیرا شما در مقام تاجر بین المللی در پرداخت های خود، نیاز به استفاده از ارزهای خارجی خواهید داشت. و با توجه به اینکه قیمت ارز همواره در حال تغییر است، شما باید بتوانید ارزی تهیه کنید که هزینه تان را کاهش دهد و سود خوبی در تجارت داشته باشید، و مسلما این کار سختی است. برای همین استفاده از ارزهای دولتی و امتیازات آن می تواند برای شما مفید باشد. برای این کار باید سند پیش فاکتور خود را به دولت نشان دهید تا از فعالیت تجاری شما مطلع شود و ارز دولتی و امتیازاتش را به شما ارائه دهد.

چون تمام اطلاعاتی که به پرداخت های خریدار، زمان و روش پرداخت ها مربوط است، در پروفرما درج می شود؛ بنابراین خریدار از سند پروفرما یا پیش فاکتور به عنوان مدرک مهمی از رسید پرداخت هایش به فروشنده می تواند استفاده کند. همچنین باید گفت که بعضی اوقات از برگه پیش فاکتور در هنگام مزایده قراردادهای صادراتی هم می توان استفاده کرد.

اعتبار و شماره پروفرما چیست؟

در ارتباط با معرفی یکی از مهمترین مدارک ترخیص کالا یعنی پروفرما یا پیش فاکتور با مفاهیم زیادی سر و کار داریم که شما در مقام یک تجارت کننده در سطح بین المللی باید آنها را بدانید تا قادر به تهیه سندی معتبر و دقیق باشید تا معرف شروع فعالیت تجاریتان باشد. شماره پیش فاکتور و تاریخ اعتبار آن دو نمونه از اصطلاحاتی است که در این زمینه زیاد کاربرد دارد. این مفاهیم تعریف علمی دقیقی ندارند ولی بهتر است در رابطه با آن اطلاعات کافی و دقیق داشته باشید.

شماره پروفرما یا پش فاکتور شماره‌ای می باشد که به شرکت فروشنده ارتباط دارد و در حقیقت توسط فروشنده کالا تعیین می شود. اعتبار پروفرما هم، همان تاریخ انقضای پیش فاکتور است که طبق نظر فروشنده و خریدار در  قرارداد تنظیم شده و ثبت می شود. مطابق با این تاریخ، برگه پروفرما تا زمانی که در برگه قید شده اعتبار دارد و بعد از گذشت تاریخ انقضای آن به هیچ وجه اعتبار مادی و معنوی ندارد و هیچ کاربردی نیز در تجارت نخواهد داشت.

مزایای پروفرما اینویس چیست؟

پروفرما اینویس از جمله مدارک مهم ترخیص کالا دارای فواید زیادی است و با تنظیم درست و دقیق آن می توانید زمان انجام معامله تان را کاهش دهید. به خاطر این که اطلاعات درج شده در پروفرما اینویس مکمل مطالب چند فرم مربوط به ثبت سفارشات و گشایش اعتبار اسنادی است. اگر در پروفرما نکاتی که مد نظر خریدار و فروشنده است بطور درست و دقیق، ثبت نشود و اعتبار اسنادی نیز طبق آن گشایش شود ممکن است بعد از گشایش و ابلاغ اعتبار، لازم شود که ان را اصلاح کنید.

از فواید دیگر آن همانطور که گفتیم؛

• از طریق پروفرما شخص خریدار از شرایط فروشنده کالا از قبیل: قیمت کالا، زمان تحویل و .. مطلع می شود.
• تمام مراحلی که باید برای واردات کالا به کشور انجام شود با کمک پروفرما صورت می گیرد. مانند: خریدن سهم از سیستم بانکی، ترخیص کالا از گمرک، ثبت کالا، سفارش دادن کالا و گشایش اعتبار اسنادی.
• به کمک پروفرما می توان در مناقصات و مزایده های بین المللی شرکت
• برای مثال وقتی شرکتی برای تهیه کالایی که احتیاج دارد، مناقصه ای برپا نماید، در این حال افراد و یا شرکت هایی که بتوانند آن کالا را برایش تامین نمایند، با ارسال پیش فاکتور، می توانند در مناقصه شرکت کنند.

تفاوت بین پروفرما با اینویس چیست؟

اولین تفاوت بین پروفرما یا پیش فاکتور با اینویس یا فاکتور فروش این است که پروفرما قبل از انجام معامله صادر می شود ولی اینویس در هنگام انجام معامله تهیه می شود.

دوم این که پروفرما برای شخص فروشنده از لحاظ قانونی الزام آور است و باید به شرایط آن پایبند شود.

تفاوت سوم این است که پروفرما پایه و اساس ترتیبات پرداختی است که خریدار باید انجام دهد نه پروفرما اینویس یا فاکتور فروش.

چهارم این که تمام اطلاعات مربوط به معامله و جزئیات کالا در پروفرما درج می شود و فروشنده نسبت به آن متعهد است در صورتی که فاکتور فروش تنها یک سند حسابداری بوده و معنای قراردادی ندارد.

تفاوت اخر این که قیمت مندرج در اینویس یا فاکتور فروش دقیقا ثمن معامله می باشد ولی قیمتی که در پروفرما ثبت می شود امکان دارد با مبلغ پرداختی متفاوت باشد. زیرا پروفرما یا پیش فاکتور شاید خیلی قبل تر از انجام معامله صادر شده و ثمن معامله بعد از آن ممکن است تغییر کند.

سخن پایانی

همانطور که دیدیم در انجام معاملات تجاری اسناد و اصطلاحات زیادی وجود دارد که آشنایی با آن ها ضروری است. یکی از این اسناد پروفرما یا پیش فاکتور می باشد که توسط فروشنده صادر می شود و خریدار از طریق آن از شرایط معامله و جزئیات کالا مطلع می شود و کاربردهای فراوانی برای خریدار دارد. برای تهیه کلیه مدارک ترخیص کالا و اسناد حمل می توانید با کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس در ارتباط باشید تا شما را به طور کامل برای شروع یک تجارت پرسود راهنمایی کنند.