در امر واردات و صادرات کالا به داخل و خارج از کشور یکی از مراحل بسیار مهمی که تاجران باید پشت سر بگذارند مربوط به مرحله ترخیص کالا می باشد. ترخیص کالا در روند تجارت مرحله ای است که در آن کالاهای وارداتی و صادراتی توسط سازمان گمرک به طور دقیق و از جهات مختلف مورد بررسی قرار می گیرد تا از بروز هر گونه مشکلی که ممکن است از جانب محموله در روند صادرات و واردات مشکل ایجاد کند جلوگیری نماید. روند ترخیص کالا روندی است که شامل مراحل مختلفی همچون دریافت مدارک مختلف، ثبت سفارش کالا، دریافت مجوز های گوناگون با توجه به نوع کالاها، پرداخت هزینه های گمرکی همچون عوارض گمرکی، مالیات، حقوق ورودی، تعرفه گمرکی که مربوط به نوع کالاها بوده و ..... می باشد. فرایند ترخیص کالا فرایند بسیار حساس و پیچیده ای است.

یکی از مشکلاتی که در رابطه با روند تجارت بین المللی و واردات و صادرات کالا در گذشته وجود داشت این بود که تاجران برای انجام هر کدام از مراحل تجارت بین المللی باید زمان زیادی را صرف کرده و به ادارات مختلفی مراجعه می کردند، اما امروزه با ایجاد سامانه جامع تجارت تهیه تعدادی از مجوز ها و انجام مراحل مربوط به این سامانه به صورت مجازی و در کمترین زمان انجام می شود. سامانه جامع تجارت سامانه ای است که به یک پارچه سازی و نظارت بر روند تجارت بین الملل چه از نوع صادرات و چه از نوع واردات می پردازد. سامانه جامع تجارت یا همان سامانه ثبت سفارش کالا در تاریخ ۵ مرداد ماه در سال ۱۳۹۵ افتتاح شد و برای استفاده در دسترس کاربران قرار گرفت.

فردی که قصد دارد اقدام به انجام فعالیت های تجاری بین المللی نماید نیاز به تهیه یک سری مدارک شخصی دارد که از جمله این مدارک می توان به کارت بازرگانی اشاره کرد. کارت بازرگانی از جمله اولین و مهم ترین مدارک مورد نیاز برای یک بازرگان به حساب می آید. داشتن کارت بازرگانی برای بازرگانان در واقع حکم مجوزی برای واردات و صادرات کالا می باشد. کارت بازرگانی تنها به افرادی تعلق می گیرد که دارای یک شرکت یا موسسه بازرگانی ثبت شده در دفتر ثبت تجارت باشند، علاوه بر این متقاضیان دیافت کارت بازرگانی باید دارای تمامی شرایط درج شده در فرم درخواست کارت بازرگانی باشند تا موفق به دریافت کارت بازرگانی شوند. افراد با داشتن این کارت می توانند علاوه بر انجام تجارت بین المللی به انجام امور ترخیص کالا برای دیگر تاجران فاقد کارت به عنوان ترخیص کار یا حق العمل کار بپردازند.

افرادی که اقدام به واردات کالا می نمایند یکی از مراحلی که باید در این زمینه طی کنند مربوط به ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت می باشد، اما قبل از انجام این کار بازرگان باید از سازمانه توسعه و تجارت کشور مجوز ثبت سفارش کالا را دریافت نماید. برای ثبت سفارش کالا در سامانه جامعه تجارت بازرگانان باید پیش فاکتور کالاهایی که قصد واردات آن را به کشور دارند از فروشنده تحویل گرفته و بر اساس اطلاعات درج شده در پیش فاکتور که باید شامل اطلاعاتی چون اطلاعات کامل فروشنده و خریدار کالا، تاریخ صدور و مدت اعتبار پیش فاکتور، قیمت کالاها، تعداد کالاها، وزن کالاها، نوع ارزی که قرار است برای پرداخت هزینه کالاها استفاده شود و ... باشد اطلاعات کالاها را به طور کامل در سامانه جامعه تجارت ثبت نماید تا در صورت نبود مشکل موفق به دریافت کد فیدا شود.

در زمینه تجارت بین المللی و واردات و صادرات کالا یکی از کار هایی که در راستایی طبقه بندی و شناسایی راحت کالاها در سرتاسر جهان از آن استفاده می شود، استفاده از سیستم تعرفه گمرکی یا HS Code می باشد. سیستم تعرفه گمرکی یا کد تعرفه گمرکی کدی است که بر اساس آن جزئیات کالاها مشخص می شود. کد تعرفه گمرکی کدی است که بر اساس سیاست های اقتصادی کشورها تعیین می شود. کد تعرفه گمرکی کدی است که بین ۸ تا ۱۰ رقم عدد دارد و ۶ رقم ابتدای آن در همه ی کشورها یکسان می باشد و باقی آن بر اساس نام هر کشور متغیر است. کد تعرفه گمرکی هر چند سال یکبار با توافق تمامی کشور ها در رابطه با تمامی کالاهای تجاری تعیید می شود و در دسترس تاجران قرار می گیرد. دریافت این کد باید قبل از مرحله ثبت سفارش کالا انجام گیرد.

ترخیص کالا از گمرک از مهم ترین مراحل تجارت بین المللی می باشد که باید با نهایت دقت انجام شود. کوچک ترین خطا در انجام روند ترخیص کالا از سوی صاحب کالا ترخیص و خروج کالا از گمرک را به تعویق می اندازد این رو می توان برای انجام این کار از ترخیص کاران گروه تجاری ققنوس کمک گرفت. از جمله مراحلی که در طی فرایند ترخیص کالا از گمرک باید طی شود می توان به مراحلی چون دریافت پیش فاکتور، دریافت پکینگ لسیت یا لیست عدل بندی، دریافت کد تعرفه کالا، دریافت مجوز ثبت سفارش کالا و انجام ثبت سفارش کالا، دریافت بیمه نامه برای کالاها، انجام فرایند تخصیص ارز، انعقاد قرار داد با شرکت حمل و نقل، تهیه مجوزهای مورد نیاز با توجه به نوع کالاها، انجام دور اظهاری و ... اشاره کرد.

ارزش گمرکی کالا به مجموعه هزینه ی خرید کالا به علاوه تمامی هزینه های بیمه، حمل و نقل، عوارض گمرکی و ... گفته می شود. برای این که ارزش گمرکی کالاهای وارداتی تعیین شود کارشناسان مجرب و حرفه ای گمرک با برآورد تمامی هزینه ها پرداخت شده در راستای ورود کالای مورد نظر به کشور در نهایت دقت ارزش گمرکی کالا را محاسبه می نمایند. تعیین ارزش گمرکی کالاهای وارداتی امری بسیار مهم می باشد که باید دقیق و بدون هیچ گونه خطایی برآورد شود. جهت ارزش گزاری کالاهای وارداتی قوانین و مقرراتی تعیین شده است که کارشناسان گمرک در حین ارزش گزاری کالاها باید به تمامی این قوانین آگاه باشند.

یکی از دغدغه های مهم تاجران در زمینه واردات و صادرات کالا مربوط به مدت زمانی است که طول می کشد تا کالاها از گمرک ترخیص شوند زیرا هر چقدر کالاها زودتر از گمرک ترخیص شوند سود بیشتری به صاحب کالا خواهد رسید و برعکس طولانی شدن زمان ترخیص برای صاحب کالاها ضرر رسان خواهد بود. به طور دقیق مدت زمانی که طول می کشد کالاهای وارداتی و صادراتی از گمرک ترخیص شوند تابع عوامل مختلفی می باشد ولی در کل این گونه می توان گفت که هر چقدر مراحل مختلف ترخیص کالا شامل تهیه اسناد و مدارک گوناگون، تهیه مجوز های مربوطه، انجام بازرسی ها و آزمایش ها و ... سرعتر و به موقع انجام شوند مدت زمان ترخیص کالا از گمرک کوتاه تر خواهد بود. برای این که بتوان کالاهای وارد شده به گمرک را سریعا ترخیص نمود باید برای انجام مراحل مختلف ترخیص کالا برنامه ریزی دقیقی انجام شود.

تاجران برای اقدام جهت ترخیص کالاهای خود از گمرک به یک سری اسناد، مدارک و مجوزهای مربوط به نوع کالاها نیاز دارند که باید قبل از ورود کالاها به کشور جهت دریافت این مدارک اقدام نمایند زیرا دریافت هر کدام از آن ها زمان بر بوده و مراحل ترخیص کالا از گمرک را طولانی خواهد کرد. از جمله مدارکی که جهت ترخیص کالا از گمکر به آن ها نیاز است می توان به مواردی چون مجوزها و گواهی های مبداء، دریافت پیش فاکتور و فاکتور خرید کالاها، مدارک مربوط به بارنامه، لیست عدل بندی یا پکینگ لیست، مدارک مربوط به بیمه نامه، مدارک مربوط به تسویه حساب با شرکت حمل و نقل، کارت بازرگانی، مجوز های مربوطه که به نوع کالاها بستگی دارد مانند مجوز بهداشت، اداره استاندارد و ... اشاره کرد.

به طور کل در رابطه با جریمه های گمرکی این گونه می توان گفت که انجام هر گونه تخلف در روند ترخیص کالا از گمرک و تهیه مدارک مربوط به آن که باعث ضرر مالی به دولت و یا سرگردانی کارشناسان گمرک شود شامل جریمه می باشد که صاحب کالا موظف به پرداخت آن است. از جمله جرایم گمرکی می توان به موارد چون خلاف در هنگام اظهار نامه نویسی، جریمه مربوط به اعلام غیر واقعی ارزش کالا، ورود کالاهای ممنوعه به کشور، انجام تخلف مغایر با قوانین گمرکی، وارد کردن کالاهایی به غیر از کالاهای ثبت سفارش شده در سامانه جامع تجارت، عدم پرداخت مالیات و عوارض گمرک و ... اشاره کرد.