۷ اشتباه رایج هنگام ثبت اعتبار اسنادی را بشناسید

شما به عنوان یک صادرکننده احتمالا بر این موضوع واقفید که بهترین روش پرداخت هنگام خرید و فروش در سطح بین الملل، استفاده از اعتبار اسنادی ال سی است. نکته ای که شما باید توجه ویژه به آن داشته باشید، این است که نه تنها باید از تکمیل اعتبارات اسنادی اطمینان حاصل کنید، بلکه باید از اینکه کل فرایند خرید و فروش به درستی برنامه ریزی و تکمیل شده است نیز مطمئن شوید. در ادامه با کارشناسان گروه تجاری ققنوس همراه شوید تا با اشتباهات رایجی که صادرکنندگان هنگام ثبت اعتبار اسنادی مرتکب می شوند بیشتر آشنا شوید.

عدم وجود درک صحیح از هدف اصلی ثبت اعتبار اسنادی

درک این موضوع که هدف اصلی تنظیم و ثبت اعتبار اسنادی ال سی چیست؟ مهمترین عامل جلوگیری از بروز هرگونه خطا در سند می باشد. اگر شما هدف واقعی گشایش اعتبار اسنادی را درک نکنید، احتمالا نخواهید فهمید که توانایی برآورده کردن شرایط آن را خواهید داشت و یا اینکه چگونه قرار است این شرایط را برآورده کنید. به علاوه ممکن است به طور تصادفی جزئیات سند را دچار پیچیدگی و اشکال کنید و یا از پیچیدگی آن بکاهید.

به عنوان راه حلی برای این مشکل، شما باید زمانی را صرف مطالعه و تحقیق در مورد ثبت اعتبار اسنادی ال سی کنید و در مورد اینکه اصلا اعتبارات اسنادی چه هستند و نحوه کارکردشان به چه صورت است و در چه مواردی می توانند کاربرد داشته باشند، یک بررسی جامع انجام دهید. مقاله های بسیاری در مورد چیستی و چرایی وجود ثبت اعتبار اسنادی وجود دارد که می توانید با مطالعه آن ها اطلاعات بسیاری در این زمینه کسب کنید. به علاوه کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس آماده پاسخگویی به سوالات شما در رابطه با اعتبارات هستند و شما می توانید راهنمایی های لازم را از آن ها دریافت کنید.

انتخاب روش پرداخت اعتبار اسنادی زمانی که روش پرداخت دیگری وجود دارد

همانطور که در ابتدای مقاله نیز اشاره کردیم احتمالا به عنوان یک صادرکننده می دانید که بهترین روش پرداخت هنگام صادرات در سطح بین الملل، استفاده از اعتبار اسنادی ال سی است. با این حال، بسیار مهم است که مطمئن شوید در این مرحله تمامی جوانب و روش های پرداخت موجود را بررسی کرده اید؛ چرا که اگر بدون انجام بررسی ها و تحقیقات لازم، ثبت اعتبارات اسنادی را به عنوان روش پرداخت خود انتخاب کنید، ممکن است متحمل پرداخت هزینه های هنگفتی شوید. به عنوان یک راه حل شما باید پیش از تکمیل و تسویه اعتبارات اسنادی مورد نظر، سایر گزینه های موجود برای پرداخت هزینه صادرات خود را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهید. چرا که ممکن است سایر گزینه ها با شرایط و نیاز شما سازگارتر باشند.

[irp posts=”996700″ ]

عدم مذاکره در مورد شرایط اعتبار اسنادی در طول تنظیم قرارداد

اگر قبل از تنظیم قرارداد درباره تمامی جوانب آن مذاکره نکنید، ممکن است در معرض مسائل و مشکلاتی قرار بگیرید و متحمل هزینه های اضافی شوید که طبق قانون ملزم به پرداخت آن هستید. در صورت همکاری با تیم مسئول فروش که فقط به فروش محصولات اهمیت می دهند و علاقه ای به پرداختن به جزئیات نحوه پرداخت ندارند، اهمیت مذاکره بر سر شرایط استفاده از اعتبار اسنادی ال سی برای شما دو چندان می گردد.

به عنوان یک راه حل شما باید پیش از دریافت و ثبت اعتبار اسنادی در مورد شرایط آن بحث و توافق کنید. با این کار شما علاوه بر اینکه از بروز اشتباهات و مشکلات احتمالی جلوگیری می کنید، می توانید با پرداختن به آن هدفی که می خواهید اعتبار اسنادی بر اساس آن مورد استفاده قرار گیرند، یک شرایط پایدار و روان برای معامله خود ایجاد کنید. در صورتی که تمایل به کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه دارید می توانید از کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس راهنمایی دریافت کنید.

عدم اطمینان از توافق پیش فاکتور و قرارداد

اگر از شرایطی که نماینده خریدتان بر سر آن با فروشنده توافق کرده است اطلاع نداشته باشید و یا از قوانین و مقررات موجود بی اطلاع باشید، ممکن است ناخواسته اسنادی که تنظیم می کنید با شرایط مورد توافق و قوانین موجود در تناقض باشد.

به عنوان یک راه حل بهتر است به عنوان صادر کننده نظارت بیشتری بر فرایندهای مربوطه داشته باشید و در همان ابتدا و پیش از تنظیم قرارداد، اطلاعات موجود در رابطه با شرایط مورد توافق و مقررات موجود را کسب کنید تا از بروز اشتباه و خطا جلوگیری نمایید. به همین دلیل مذاکره در مورد شرایط قرارداد و قوانین از اهمیت بالایی برخوردار است. هنگام تنظیم قرارداد، پیش فاکتور و یا هر سند دیگری که مربوط به صادرات و واردات کالا می باشد، امکان حدس و خطا و یا تکیه بر فرضیات وجود ندارد و باید از درستی شرایط ذکر شده در اسناد اطمینان حاصل کنید. در این مورد نیز کارشناسان ما در گروه تجاری ققنوس می توانند به سوالات شما پاسخ دهند.

بررسی نادرست یا عدم بررسی اعتبارات اسنادی هنگام دریافت

بانک ها از دیدگاه خود به اعتبارات اسنادی نگاه می کنند که متفاوت از دیدگاه یک فروشنده می باشد. بانک ها به طور معمول فقط به این نکته توجه می کنند که موارد ذکر شده در ثبت اعتبار اسنادی ال سی، منسجم و به دور از هرگونه تناقض با قوانین موجود باشد. در حالی که شما باید به عنوان یک صادرکننده، باید بررسی کنید که موارد ذکر شده در اعتبارات اسنادی در تناقض با آنچه در توافق نامه، پیش فاکتور و یا قرارداد بیان شده است، نباشد. چرا که در این صورت، رفع مغایرت های موجود و دریافت اصلاحیه، موجب تاخیر در فرایند پرداخت شما خواهد شد. به عنوان راه حل شما باید اعتبارات اسنادی خود را به دقت بررسی کنید تا از مطابقت موارد ذکر شده در آن با شرایطی که در پیش فاکتور ذکر شده است مطمئن شوید.

عدم رعایت کلیه شرایط و ضوابط ثبت اعتبار اسنادی

شما باید مطمئن شوید که وقتی در حال بررسی اعتبار اسنادی هستید، واقعا می‌توانید با شرایط و ضوابط موافقت کرده و آن را رعایت کنید. یا اینکه اصلا معنی تمامی شرایط و ضوابط ذکر شده در آن را می دانید.

برای حل این مشکل بهتر است اسناد را با شریک خود در دفتر بین المللی بانک مربوطه خود بررسی کنید تا مطمئن شوید که سند مذکور به نفع شماست یا به ضرر شما. بسیاری از بانک ها دستورالعمل هایی برای بررسی اینکه شرایط و ضوابط ذکر شده در قرارداد قابل اجرا هستند یا نه، ارائه می دهند و در نتیجه شما می توانید از این خدمات نیز بهره ببرید. همچنین، به یاد داشته باشید که چک لیست هایی که بانک به شما ارائه می دهد، تنها به عنوان راهنما کاربرد دارند و به دلیل ماهیت فردی هر تراکنش، به احتمال زیاد اعتبار اسنادی که برای شما ارائه می شود با اعتبار اسنادی شخص دیگر متفاوت می باشد و این وظیفه شماست که در صورت داشتن هرگونه سوالی در مورد بررسی ثبت اعتبار اسنادی ال سی، خودتان از بانک مربوطه کمک بخواهید.

اجازه دادن به شخصی بی تجربه برای تهیه و تنظیم مدارک تحت قید اعتبار اسنادی

شما هرگز برای رسیدگی به امور مالی، حل و فصل اختلافات قانونی و یا حتی مراقبت از خانواده خود به افراد غریبه و بی تجربه اعتماد نمی کنید. مسائل مربوط به ثبت اعتبار اسنادی ال سی که به مراتب حساس تر هستند را نیز نباید به هر کسی واگذار کنید. اطمینان حاصل کنید که شخصی که در حال آماده سازی اسناد تحت قید اعتبار اسنادی است، تمام اطلاعات و منابع لازم برای انجام صحیح این کار را در دسترس داشته باشد؛ حتی اگر آن شخص خود شما باشید. در اینجا مواردی وجود دارد که باید در مورد افرادی که اعتبار اسنادی شما را تهیه می کنند در نظر بگیرید:

• آیا آن ها در زمینه اعتبار اسنادی و به طور کلی صادرات، تجربه لازم را دارند؟
• آیا برنامه ای برای نحوه آموزش این فرد (یا افراد) دارید؟
• از چه استانداردی برای تهیه اسناد استفاده خواهد شد؟
• آیا مدارک و اسناد پس از تکمیل، مجددا از لحاظ صحت و درستی بررسی خواهند شد؟

در حالی که ممکن است شرکت ‌های چند ملیتی یک گروه متشکل از افراد با تجربه برای کمک به تهیه اسناد مربوط به حمل و نقل خارج از کشور داشته باشند، کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​ممکن است دارای چنین گروهی نباشند. اگر خودتان مسئولیت تهیه اسناد تحت اعتبارات اسنادی را به عهده دارید و یا حتی اگر از شخص ثالثی بدین منظور کمک می گیرید، باید از اینکه این کار به درستی انجام خواهد گرفت اطمینان حاصل کنید و همچنین از شرکت شخص ثالث خود بپرسید که در صورت بروز مشکل چه تمهیداتی در نظر گرفته اند و چه اتفاقی خواهد افتاد. بررسی و تکمیل صحیح و دقیق اسناد صادراتی فقط به اعتبارات اسنادی محدود نمی شود، بلکه هر فرم صادراتی که استفاده می کنید باید با استانداردهای موجود حمل و نقل منطبق باشد.

هزینه وجود اشتباه در ثبت اعتبار اسنادی چقدر است؟

پرهزینه‌ترین اشتباهی که ممکن است مرتکب شوید این است که طبق شرایط و ضوابط اعتبار اسنادی ال سی خود که با آن توافق کرده اید، پول محصول و کالای خود را به موقع دریافت نکنید. هر اشتباهی که صادرکننده در تنظیم اعتبارات اسنادی مرتکب شود، می تواند به این نتیجه ختم شود. ولی شما می توانید با مرتکب نشدن اشتباهات ذکر شده در این مقاله، از بروز هرگونه مشکلی در اعتبارات اسنادی خود اطمینان حاصل کنید و یک صادرات ایمن برای محصولات خود داشته باشید.